Öffnungszeiten im Café rentabel? So findest du teure Stunden

Die meisten Inhaber kennen ihren Tagesumsatz, aber kaum einer weiß, was die Stunde von 17 bis 18 Uhr allein bringt. Dabei ist genau das die Frage: Lohnt sich diese Stunde, oder bezahlst du mit dem Gewinn vom Vormittag die leeren Stunden am Abend?

Die Rechnung ist einfacher als gedacht. Für jede Öffnungsstunde stellst du gegenüber:

• den Rohertrag der Stunde, also Netto-Umsatz minus Wareneinsatz,
• die Personalkosten derselben Stunde, also Köpfe mal Kosten je Arbeitsstunde,
• die laufenden Kosten, die nur anfallen, weil offen ist: Strom für Licht, Vitrine und Kaffeemaschine im Betrieb, Gas, Wasser.

Die Miete gehört nicht in diese Rechnung. Sie fällt an, ob du um 18 oder um 19 Uhr schließt. Für die Frage, ob eine einzelne Stunde sich trägt, zählen nur die Kosten, die mit der Stunde kommen und gehen.

In einem Video von Kemal Üres („Der Gastro Flüsterer“) wird diese Rechnung für einen Kölner Betrieb aufgemacht: Er verdient in den starken Zeiten Geld, hat aber so viele schwache Öffnungsstunden, dass er das Geld dort wieder ausgibt. Das Fazit im Video zu diesem Standort: Events und Wochenende laufen, „alles andere kostet nur Geld“.

Fast jede Kasse kann den Umsatz nach Uhrzeit ausgeben, meist als Stundenbericht oder Umsatz nach Zeitraum. Hol dir diese Werte für mindestens sechs bis acht Wochen, getrennt nach Wochentag. Ein einzelner Tag sagt nichts, das Muster über Wochen schon.

Wie deutlich das Muster sein kann, zeigt ein Café in Braunschweig aus einem Video von Kemal: Dort kamen laut seiner Auswertung 216.000 € Netto-Umsatz aus der Zeit von 9 bis 14 Uhr mit drei Mitarbeitern und 80.000 € aus der Zeit von 14 bis 18 Uhr mit zwei Mitarbeitern. Rund 73 % des Umsatzes entstehen also vor 14 Uhr. Je eingesetzter Personalstunde bringt der Vormittag rund 44 % mehr Umsatz als der Nachmittag (216.000 ÷ 15 gegenüber 80.000 ÷ 8). Im Video wird deshalb geplant, die Öffnungszeiten zu verkürzen und nur noch an zwei Nachmittagen, den besten Tagen, länger offen zu halten.

Für deine Rechnung brauchst du außerdem zwei Werte, die für alle Stunden gleich sind:

1. Wareneinsatzquote: Anteil der Warenkosten am Netto-Umsatz, aus der BWA. Im Beispiel 30 %.
2. Kosten je Arbeitsstunde: Personalkosten ÷ gestempelte Stunden, im Beispiel 17,50 €. Wie du den Wert herleitest, steht in Umsatz pro Arbeitsstunde.

Beispiel: Ein Café an einem durchschnittlichen Dienstag, geöffnet von 8 bis 19 Uhr. Wareneinsatz 30 %, Kosten je Arbeitsstunde 17,50 €, laufende Kosten geschätzt 4 € je Öffnungsstunde. Alle Zahlen sind ein Beispiel zum Nachrechnen.

Ergebnis = Rohertrag − Personal − laufende Kosten. Vor- und Nachbereitung sind nicht enthalten, sie fallen unabhängig davon an, wann du schließt.

Die drei Stunden ab 16 Uhr kosten zusammen 19 € am Tag. Das klingt wenig. Auf 26 Öffnungstage im Monat sind es aber 494 €, die der Vormittag erst verdienen muss, bevor der Monat Gewinn macht.

Eine Stunde im Minus heißt nicht automatisch: schließen. Es gibt drei Hebel, und oft ist der erste nicht der beste.

Umbesetzen

Im Beispiel stehen von 16 bis 18 Uhr zwei Leute im Laden. Mit einer Person wird aus −0,50 € ein Plus von 17,00 € und aus −11,00 € ein Plus von 6,50 €. Das sind 35 € am Tag oder 910 € im Monat, ohne eine Minute kürzer zu öffnen. Die zweite Person macht stattdessen früher Feierabend oder kommt später.

Kürzen

Die Stunde von 18 bis 19 Uhr bleibt auch mit einer Person im Minus. Schließt du um 18 Uhr, gewinnst du 7,50 € am Tag oder 195 € im Monat, verlierst aber 20 € Umsatz und vielleicht ein paar Stammgäste, die nach der Arbeit kommen. Prüfe vorher, wer in dieser Stunde kommt.

Anders nutzen

Schwache Zeiten müssen nicht leer sein. Ein Metzger aus einem Video von Kemal musste die Hälfte seiner Öffnungszeiten aufgeben, hat den Verkauf auf Donnerstag bis Samstag zusammengezogen und nutzt Montag bis Mittwoch für die Vorbereitung. Sein Ergebnis in diesem Jahr: 7 % weniger Umsatz, aber 14 % mehr Gewinn, weil die Kosten sanken. Auch für ein Café kann das heißen: Kuchen backen, Inventur, Teamtreffen in die ruhige Zeit legen statt in Überstunden.

Rechne die Stunde nach jeder Änderung erneut. Und plane die Personalstunden nach dem Umsatz, wie in Personaleinsatzplanung nach Umsatz beschrieben. Wie du schwache Tage mit Aktionen füllst statt sie zu streichen, steht in Schwache Tage füllen.

Wer neu eröffnet oder sein Konzept umstellt, sollte die Reihenfolge beachten. Kemal rät in einem Video ausdrücklich: Mach nicht den Fehler, mit langen Öffnungszeiten und vielen Tagen zu starten und dann zu reduzieren. Die Gäste sagen dann: „Oh, das funktioniert bei dir nicht, der reduziert schon.“ Besser mit schmalen Öffnungszeiten anfangen und erweitern, wenn die Nachfrage da ist. Das BBQ-Restaurant im selben Video hat genau so angefangen: erst sonntags, dann samstags, dann freitags.

Musst du doch kürzen, kommt es auf die Botschaft an. Der Metzger aus dem Abschnitt oben sagt im Video, er habe gelernt, die Änderung immer positiv zu verkaufen, weil sonst schnell der Eindruck entsteht, der Laden laufe nicht mehr. Für dein Café heißt das: nicht „wir schließen früher, weil zu wenig los ist“, sondern ein klarer Grund für die Gäste, etwa frische Kuchen aus der Backzeit am Nachmittag oder ein längerer Samstag.

Bevor du Öffnungszeiten kürzt, lies deinen Mietvertrag. Viele Gewerbemietverträge enthalten eine Betriebspflicht oder Offenhaltungspflicht, manchmal mit festen Kernzeiten, etwa in Einkaufszentren oder Gebäuden mit besonderem Nutzungskonzept. Im Kölner Fall aus dem Video ist der Betrieb in einem Bürgerhaus vertraglich verpflichtet, auch mittags zu öffnen, obwohl sich diese Stunden nicht rechnen.

Eine solche Klausel ist grundsätzlich wirksam. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass eine formularmäßig vereinbarte Betriebs- und Offenhaltungspflicht für sich genommen im Regelfall nicht unangemessen ist. Unwirksam war sie im entschiedenen Fall eines Einkaufszentrums erst in Kombination mit einer Sortimentsbindung und dem Ausschluss jedes Konkurrenzschutzes, weil der Mieter dann weder sein Angebot anpassen noch seine Betriebszeiten verkürzen konnte, um Kosten zu sparen (BGH, Urteil vom 26. Februar 2020, XII ZR 51/19, Rn. 32 und 41).

Was du tun kannst:

• Vertrag lesen: Steht dort eine Betriebspflicht, feste Kernzeiten oder nur der Nutzungszweck?
• Zahlen vorlegen: Der Rat im Video für den Kölner Fall ist, auf den Vermieter zuzugehen und kürzere Zeiten vorzuschlagen. Deine Rechnung je Stunde ist dafür die beste Grundlage.
• Schriftlich vereinbaren: Eine Änderung der Öffnungszeiten immer schriftlich festhalten.

Ob eine Klausel in deinem Vertrag wirksam ist, kann nur ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht beurteilen. Lass ihn draufschauen, bevor du die Tür früher zuschließt.

1. Woche 1: Wareneinsatzquote und Kosten je Arbeitsstunde aus der BWA ermitteln. Mietvertrag auf Betriebspflicht prüfen.
2. Woche 1 bis 8: Umsatz je Stunde und Wochentag aus der Kasse sammeln, dazu die geplante Besetzung je Stunde.
3. Woche 8: Für jeden Wochentag die Tabelle oben ausfüllen. Stunden markieren, die über alle Wochen im Minus liegen.
4. Erst umbesetzen: Für die markierten Stunden zuerst prüfen, ob weniger Köpfe reichen.
5. Dann kürzen: Was mit Minimalbesetzung im Minus bleibt, ist ein Kandidat zum Schließen oder Umnutzen. Saison beachten: Eine Stunde, die im Winter verliert, kann im Sommer tragen.
6. Ankündigen: Neue Zeiten mit klarem Grund kommunizieren, Team und Dienstplan frühzeitig anpassen.

Die geplante Besetzung je Stunde siehst du im Schichtplan von Gastronario, die tatsächlich gestempelten Stunden bekommst du als Arbeitszeitbericht, als PDF oder CSV. Den Umsatz je Stunde liest du aus dem Stundenbericht deiner Kasse ab, denn Gastronario ist nicht an die Kasse angebunden.