Personaleinsatzplanung in der Gastronomie: Stunden aus dem Umsatz

In vielen kleinen Betrieben entsteht der Dienstplan so: Man nimmt den Plan der Vorwoche, trägt die Wünsche des Teams ein und füllt die Lücken. Das Ergebnis sieht ordentlich aus, hat aber mit dem Umsatz des Tages wenig zu tun. Montags stehen genauso viele Leute hinter der Theke wie freitags, weil es immer so war.

Die Gegenmethode ist einfach: Du legst zuerst fest, wie viel Netto-Umsatz du an einem Tag erwartest, rechnest daraus aus, wie viele Arbeitsstunden dieser Umsatz bezahlen kann, und planst erst dann die Schichten. In einem Video von Kemal Üres („Der Gastro Flüsterer“) rechnet sein Kollege Rasmus diese Reihenfolge an einem Kölner Betrieb vor: Das Team hatte für einen Montag mit erwarteten 1.000 € Netto-Umsatz 32 Stunden eingeplant. Beim dort angesetzten Zielwert von 63 € Umsatz je Arbeitsstunde hätte der Tag rund 16 Stunden getragen (1.000 ÷ 63 = 15,9).

Dieser Artikel zeigt nur die Rechenmethode. Allgemeine Tipps zum Dienstplan (Vorlauf, Verfügbarkeiten, Fairness) findest du unter Schichtplanung in der Gastronomie, die Personalkostenquote als Ganzes unter Personalkosten senken.

Die Prognose muss nicht genau sein, sie muss ehrlich sein. Rechne immer mit dem Netto-Umsatz, also ohne Umsatzsteuer und ohne Trinkgeld, denn nur der Netto-Umsatz bezahlt Löhne.

So kommst du zu einer brauchbaren Zahl je Wochentag:

1. Basis: der Durchschnitt der letzten vier gleichen Wochentage aus deiner Kasse. Für den kommenden Dienstag also die letzten vier Dienstage.
2. Vorjahr: derselbe Wochentag in derselben Kalenderwoche des Vorjahres. Er zeigt Saison, Ferien und Feiertage, die in den letzten vier Wochen nicht vorkamen.
3. Wetter: Für Terrasse, Eis und kalte Getränke ist das Wetter oft der größte Einfluss. Wie du daraus eigene Regeln baust, steht in Personal nach dem Wetter planen.
4. Termine: Reservierungen, Feiern, Märkte, Fußballspiele, Baustellen vor der Tür.
5. Team fragen: Wer jeden Tag an der Theke steht, merkt früher als jede Auswertung, dass donnerstags plötzlich mehr los ist. Im selben Video wird ausdrücklich geraten, das Team in die Schätzung einzubeziehen, bis hin zum Spielplan des örtlichen Fußballvereins.

Schreib die Prognose für die ganze Woche auf, bevor du planst. Nach ein paar Wochen siehst du, ob du systematisch zu hoch oder zu niedrig schätzt, und korrigierst die Basis.

Für die Rechnung brauchst du eine einzige Kennzahl: wie viel Netto-Umsatz eine bezahlte Arbeitsstunde mindestens bringen muss. Sie ergibt sich aus deinen Kosten je Arbeitsstunde und der Personalkostenquote, die du erreichen willst. Die Herleitung mit deinen eigenen Zahlen und den Soll-Ist-Vergleich erklärt der Artikel Umsatz pro Arbeitsstunde. Hier nur das Ergebnis:

Zielwert je Stunde = Kosten je Arbeitsstunde ÷ Ziel-Personalquote

Im Beispiel dieses Artikels kostet eine Arbeitsstunde den Betrieb im Schnitt 17,50 € (Lohn plus Arbeitgeberabgaben), die Ziel-Personalquote liegt bei 35 %. 17,50 € ÷ 0,35 = 50 € Netto-Umsatz je Arbeitsstunde. Dein Wert hängt von deinem Konzept ab. Übernimm keinen fremden Wert, auch nicht die 63 € aus dem Kölner Beispiel, sondern rechne deinen.

Wichtig: Zu den Stunden zählt jede bezahlte Stunde, auch Spüle, Vorbereitung und Putzen. Ruhepausen sind keine Arbeitszeit (§ 2 Abs. 1 ArbZG) und werden meist nicht bezahlt, sie gehören also nicht ins Budget. Plane sie trotzdem ein: Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, braucht mindestens 30 Minuten Pause (§ 4 ArbZG), und in dieser Zeit ist der Posten leer.

Jetzt teilst du die Prognose jedes Tages durch den Zielwert. Das Ergebnis ist das Stundenbudget: so viele bezahlte Stunden darfst du an diesem Tag planen, wenn die Personalquote stimmen soll. Runde auf halbe Stunden.

Beispiel für ein Café mit 50 € Zielwert. Die rechte Spalte zeigt einen typischen Plan, der aus der Vorwoche übernommen wurde:

Zwei Dinge fallen auf. Erstens: 13 Stunden zu viel in der Woche sind bei 17,50 € je Stunde 227,50 € pro Woche, über vier Wochen 910 €. Zweitens: Der Samstag ist unterbesetzt. Die Methode spart nicht nur, sie zeigt auch, wo Leute fehlen. Ein unterbesetzter Samstag kann dich Umsatz kosten, wenn Gäste vor der Schlange umdrehen.

Am Montag mit 12 Stunden siehst du sofort die Grenze: Bei zehn Öffnungsstunden plus je einer Stunde Vor- und Nachbereitung reicht das für genau eine Besetzung, aber nicht für eine Person. Mehr als zehn Stunden am Tag darf niemand arbeiten (§ 3 ArbZG), also brauchst du zwei Schichten à sechs Stunden mit Übergabe am Mittag. Ob das geht oder ob du eine der beiden Schichten selbst übernimmst, ist jetzt eine bewusste Entscheidung statt Gewohnheit. Wie du schwache Öffnungsstunden grundsätzlich bewertest, steht in Welche Öffnungsstunden kosten dich Geld?

Das Budget sagt, wie viele Stunden du hast, aber nicht, wann du sie brauchst. Dafür schaust du in den Stundenbericht deiner Kasse: Zu welchen Uhrzeiten fällt der Umsatz an? Dorthin gehören die Leute. Eine Grundbesetzung ist jede Öffnungsstunde nötig, der Rest geht in die Spitzen.

Beispiel Samstag, 32 Stunden Budget, geöffnet von 8 bis 18 Uhr, Hauptgeschäft zwischen 11 und 15 Uhr:

Alle Schichten liegen bei höchstens sechs Stunden, deshalb ist keine Pflichtpause nötig. Zwischen 11 und 15 Uhr stehen durchgehend vier Leute im Laden, ab 16 Uhr zwei, in der letzten halben Stunde vor Schluss eine. Wenn deine Kasse zeigt, dass der Nachmittag stärker ist, verschiebst du Stunden, aber die Summe bleibt 32. Wie du Spitzen abdeckst, die nur eine halbe Stunde dauern, beschreibt Aushilfen für kurze Spitzen.

In Gastronario legst du solche Tage als Vorlage an und ziehst Schichten per Drag & Drop in die Woche. Das Lohnbudget zeigt dir beim Planen die Stunden und das Brutto je Kopf, du vergleichst also die Summe direkt mit deinem Budget aus der Tabelle. Die Umsatzprognose selbst kommt aus deiner Kasse.

app.gastronario.de

Eine Prognose ist eine Annahme. Zwei Gewohnheiten machen sie mit der Zeit besser:

• Am Vortag: Prognose gegen Wetterbericht und Reservierungen prüfen. Wenn der Tag deutlich schwächer wird, lieber eine geplante Schicht gar nicht erst vergeben als jemanden morgens nach Hause zu schicken. Wer eine fest zugesagte Schicht absagt, muss sie in der Regel trotzdem bezahlen, weil der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls trägt (§ 615 BGB). Mehr dazu im Wetter-Artikel.
• Am Wochenende: Ist-Umsatz und gestempelte Stunden je Tag gegenüberstellen. Wo liegst du über, wo unter dem Zielwert? Wie du diesen Soll-Ist-Vergleich aufbaust, zeigt der Artikel Umsatz pro Arbeitsstunde.

In einem weiteren Video sagt Kemal über denselben Kölner Fall: „Wir haben jeden Tag gesagt, bei dem Umsatz darfst du maximal diese Stunden einplanen“, statt den Dienstplan danach zu schreiben, wie die Mitarbeiter verteilt sind. Genau das ist der Kern: Die Stunden folgen dem Umsatz, nicht dem Plan der Vorwoche.

Druck dir diesen Ablauf aus oder leg ihn als Notiz neben die Kasse:

1. Donnerstag: Netto-Umsatz der letzten vier Wochen je Wochentag aus der Kasse holen, Vorjahreswoche danebenlegen.
2. Donnerstag: Prognose je Tag für die übernächste Woche aufschreiben, Termine und Team-Hinweise einrechnen.
3. Freitag: Prognose ÷ Zielwert = Stundenbudget je Tag. Budget auf die Zeitfenster verteilen, dann erst Namen eintragen.
4. Täglich: Am Vortag Wetter und Reservierungen prüfen, offene Schichten nur bei Bedarf vergeben.
5. Sonntagabend: Ist-Umsatz und Ist-Stunden vergleichen, Abweichungen notieren, Basis für die nächste Prognose anpassen.

Rechne am Anfang mit etwas Puffer: Ein neues Verfahren braucht ein paar Wochen, bis die Prognosen sitzen. Wichtig ist, dass jede Schicht im Plan eine Begründung im Umsatz hat. Wie viele Köpfe du dafür insgesamt einstellen musst, beantwortet die Themenseite Personalbedarf berechnen.