Personalplanung nach dem Wetter: Eiscafé und Terrasse besetzen

In einem Eiscafé oder einem Café mit großer Terrasse schwankt der Umsatz mit dem Wetter stärker als mit dem Wochentag. Ein sonniger Dienstag kann besser laufen als ein verregneter Samstag. Wer den Dienstplan zwei Wochen im Voraus nach Wochentagen schreibt, liegt deshalb an vielen Tagen daneben, mal mit zu vielen Leuten, mal mit zu wenigen.

Wie groß die Spanne sein kann, zeigen zwei Beispiele aus Videos von Kemal Üres („Der Gastro Flüsterer“). Beide stammen nicht aus Eiscafés, sondern aus Betrieben mit Terrasse oder Biergarten:

• In einem neu eröffneten Restaurant mit Terrasse berichtet der Betreiber, dass es Tage mit 500 € Umsatz gibt und bei 16 Grad und Wind der Laden leer bleibt. Dann reicht eine Minimalbesetzung mit je einer Person im Service und in der Küche. Bei gutem Wetter braucht er sieben Leute.
• In einem Kölner Betrieb mit Biergarten lag ein sonniger Dienstag mit Veranstaltung bei 4.000 € Umsatz, eine Woche später bei ähnlichen Voraussetzungen, aber schlechtem Wetter, bei 400 €.

Deine eigene Spanne kennst nur du. Die gute Nachricht: Sie steht in deiner Kasse. Die Folgerung im Video ist schlicht: den Wetterbericht jeden Tag prüfen und die Besetzung jeden Tag anpassen.

Statt bei jedem Wetterbericht neu zu überlegen, legst du einmal Wetterstufen fest und ordnest jeder Stufe eine Besetzung zu. Dafür gehst du die Tage der letzten Saison durch und notierst je Tag Netto-Umsatz und Wetter. Die Wetterdaten vergangener Tage findest du bei den Wetterdiensten im Rückblick, oder du schreibst ab jetzt jeden Abend zwei Wörter neben den Tagesabschluss.

Eine Einteilung, die sich für Eis und Terrasse anbietet (Beispiel, passe die Grenzen an deinen Standort an):

Danach rechnest du für jede Stufe den durchschnittlichen Umsatz, getrennt nach Werktag und Wochenende. Schon nach einer Saison hast du damit eine bessere Prognose als jedes Bauchgefühl. Wie du aus dem Umsatz die Stunden ableitest, zeigt Personaleinsatzplanung nach Umsatz.

Jetzt bekommt jede Stufe eine Besetzung. Die Stunden in der Tabelle gelten für ein Beispiel-Eiscafé mit Öffnung von 11 bis 21 Uhr plus je einer halben Stunde Vor- und Nachbereitung. Die rechte Spalte zeigt, wie viel Netto-Umsatz die Stufe bringen muss, wenn jede Arbeitsstunde 50 € Umsatz tragen soll. Wie du deinen eigenen Zielwert berechnest, steht in Umsatz pro Arbeitsstunde.

Vergleiche die rechte Spalte mit dem Durchschnittsumsatz, den du in Schritt 1 für jede Stufe ermittelt hast. Liegt der Umsatz einer Stufe deutlich darunter, ist die Besetzung zu groß. Liegt er weit darüber, fehlen dir an solchen Tagen vermutlich Leute, und Gäste gehen wieder, weil die Schlange zu lang ist.

Wichtig ist die Grundbesetzung: Stufe D ist das Minimum, das du an jedem Öffnungstag brauchst. Alles darüber sind Wetter-Schichten, die du erst vergibst, wenn die Vorhersage sicher genug ist.

Das Wetter für in zwei Wochen kennt niemand, das Team braucht aber trotzdem einen Plan. Die Lösung ist ein Plan in zwei Schichten:

1. Zwei Wochen vorher: Grundbesetzung für jeden Tag fest planen, mindestens Stufe D, an Wochenenden und in den Ferien eher C. Diese Schichten sind verbindlich.
2. Vier bis fünf Tage vorher: Wetter-Schichten anhand der Vorhersage vergeben. Wer welche Zusatzschicht übernehmen kann, hast du vorher abgefragt.
3. Am Vortag: Vorhersage noch einmal prüfen. Wird es deutlich besser, bittest du Freiwillige dazu. Wird es schlechter, vergibst du offene Wetter-Schichten nicht mehr.
4. Am Tag selbst: Ab Mittag entscheidest du, ob die Terrasse ganz oder nur zum Teil aufgebaut wird. Mit weniger Leuten bedienst du lieber eine kleinere Terrasse gut als eine große schlecht.

Planst du knapp und stockst auf, kostet dich ein Wetterumschwung kaum Lohn. Planst du voll und sagst ab, wird es teuer. Warum, steht im nächsten Abschnitt.

Gastronario unterstützt das Planen nach Wettervorhersage. Das Team sieht den Plan auf dem Handy und kann Schichten untereinander tauschen, und die Minijob-Warnung im Schichtplan meldet, wenn zusätzliche Wetter-Schichten jemanden über die Grenze bringen.

app.gastronario.de

Wetterplanung heißt kurzfristig ändern. Dabei gelten ein paar Regeln, die du kennen solltest:

• Absagen kostet Lohn. Schickst du jemanden wegen Regen nach Hause oder sagst eine fest eingeplante Schicht ab, bleibt der Lohn in der Regel geschuldet. Der Arbeitgeber trägt das Risiko, dass die Arbeit ausfällt (§ 615 Satz 1 und 3 BGB). Genau deshalb ist der Plan in zwei Schichten so wichtig.
• Plan ändern nach billigem Ermessen. Die Lage der Arbeitszeit legst du als Arbeitgeber fest, aber nach billigem Ermessen und nur, soweit Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag nichts anderes regeln (§ 106 GewO). Eine feste gesetzliche Frist für Änderungen am Dienstplan gibt es für normale Arbeitsverhältnisse nicht. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können aber eine vorschreiben. Prüfe deine Verträge.
• Arbeit auf Abruf: vier Tage Vorlauf. Hast du mit Aushilfen Arbeit auf Abruf vereinbart, müssen sie nur arbeiten, wenn du ihnen die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilst (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Kürzer geht nur freiwillig. Weitere Regeln, etwa zur Mindestdauer je Einsatz, stehen in Aushilfen für kurze Spitzen.
• Minijob-Grenze im Blick behalten. Viele heiße Wochen hintereinander bringen Minijobber schnell über 603 € im Monat (Stand 2026). Entscheidend ist der regelmäßige Verdienst. Ein unvorhersehbares Überschreiten ist nur in höchstens zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres unschädlich, und auch dann nur um jeweils höchstens den Betrag der Grenze (§ 8 Abs. 1b SGB IV). Ein Sommer, in dem du die Mehrstunden schon im Juni absehen kannst, ist nicht unvorhersehbar. Mehr dazu in Minijob-Grenze.

Bei Fragen zu deinem konkreten Vertrag hilft ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Ein Stufe-A-Tag beginnt am Abend davor. Was dann nicht vorbereitet ist, fehlt in der Spitze, und keine zusätzliche Kraft holt das wieder herein.

• Eisvorrat prüfen und die gefragten Sorten am Vortag nachproduzieren
• Kühlvitrine und Tiefkühler kontrollieren, Temperatur ablesen und notieren
• Becher, Waffeln, Löffel, Servietten, Toppings auf Tagesmenge auffüllen
• Getränke kalt stellen, Eiswürfel vorrätig haben
• Terrasse vorbereiten: Schirme, Kissen, Tische abgewischt
• Pausen in die ruhigeren Stunden legen und im Plan eintragen
• Aufgaben verteilen: Wer steht an der Theke, wer räumt die Terrasse ab, wer kassiert?

Ein Gerät, das an einem heißen Tag ausfällt, kostet mehr als jede falsch geplante Schicht. Deshalb gehört das Ablesen der Temperaturen in die tägliche Schließroutine, nicht nur an heiße Tage. Wie du das sauber dokumentierst, steht in Temperaturprotokoll für Kühlschränke. In Gastronario legst du solche Schritte als Routine fürs Öffnen oder Schließen an, auch mit Messwert und Sollbereich.

Am Ende des Sommers kippt das Wetter oft innerhalb weniger Tage. Der Umsatz fällt dann zunächst stärker, als das Wetter allein erklärt. Kemal berichtet von einem Restaurant, in dem der Umsatz im Oktober mit der ersten Schlechtwetterphase um 30 % sank. Seine Erklärung: Bis sich die Menschen an das schlechte Wetter gewöhnt haben, ziehen sie sich erst einmal zurück, danach reguliert es sich wieder. Auch das ist kein Eiscafé, aber es zeigt, warum du aus den ersten kühlen Tagen keine voreiligen Schlüsse ziehen solltest.

Für die Planung heißt das:

• In der ersten kühlen Woche auf Stufe C oder D planen, aber keine Stammkraft gleich ganz aus dem Plan nehmen.
• Nach zwei bis drei Wochen die tatsächlichen Umsätze ansehen und erst dann die Besetzung für den Herbst festlegen.
• Das Saisonende mit dem Team früh besprechen, damit niemand von gekürzten Stunden überrascht wird.

Wie du die Monate danach überbrückst, beschreibt Eisdiele im Winter.