Gewinn als Café-Inhaber: Was dir pro Stunde wirklich bleibt

Wer ein Café als Einzelunternehmer führt, bekommt kein Gehalt. Was am Jahresende als Gewinn in der Buchhaltung steht, ist dein Einkommen, und davon gehen noch Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Einkommensteuer und deine Altersvorsorge ab. Was du dir zwischendurch aufs Privatkonto überweist, ist steuerlich eine Entnahme und mindert den Gewinn nicht (§ 4 Abs. 1 EStG).

Wie viel vom Umsatz als Gewinn übrig bleibt, schwankt stark. Ein Gastronom, den Kemal Üres auf der Internorga 2025 fragt, nennt für seinen Betrieb 7 bis 8 %. Eine Dresdner Gastronomin mit sieben Restaurants sagt im Gespräch mit Kemal, 10 bis 15 % solle man anstreben, 15 % seien schon viel. Ein Kollege habe sie gefragt, ob wirklich so wenig übrig bleibe; er hatte mit 20 bis 25 % gerechnet. Ihre Antwort sinngemäß: nicht, wenn du nicht selbst im Laden stehst. Das sind Aussagen aus der Praxis, keine Branchenstatistik. Sie zeigen aber die Größenordnung: Von 100 € Umsatz bleiben oft 10 €, nicht 30 €.

In der Serie „Kemal rettet“ besucht Kemal Üres das Café Spruchreif in Braunschweig. Die Gäste sind zufrieden, das Team auch, der Umsatz ist für die Lage ordentlich. Die Inhaberin arbeitet 70 Stunden pro Woche und zahlt sich kein regelmäßiges Gehalt aus. Aus der BWA errechnet das Team rund 15.000 € Gewinn im Jahr, die Krankenkasse noch nicht abgezogen. Geteilt durch ihre Stunden kommt Kemal auf rund 4 € netto pro Stunde.

Die Rechnung lässt sich nachvollziehen: 70 Stunden mal 52 Wochen sind 3.640 Stunden. 15.000 € geteilt durch 3.640 Stunden ergeben 4,12 €. Das ist weniger als ein Drittel des Mindestlohns von 13,90 €, den sie jeder Aushilfe zahlen muss.

Ein zweiter Satz aus derselben Folge ist für jeden Inhaber wichtig: Die Personalkosten lagen bei 40 % vom Umsatz, aber die Stunden der Inhaberin waren darin nicht enthalten. Mit ihren Stunden, so die Einschätzung im Video, wären es eher 70 %. Wer selbst hinter der Theke steht und sich nicht mitrechnet, sieht eine Personalkostenquote, die es in Wahrheit nicht gibt.

Nimm den Gewinn aus der Jahres-BWA oder der letzten Gewinnermittlung und arbeite die Tabelle mit deinen Zahlen durch. Das Beispiel ist ausgedacht: Café als Einzelunternehmen, Inhaberin kinderlos, gesetzlich versichert mit Krankengeld.

Zum Vergleich: Ohne jeden Abzug wären es 14,58 € pro Stunde (42.000 € ÷ 2.880). Erst die Abzüge zeigen, was wirklich ankommt.

Woher die Sätze kommen: Freiwillig gesetzlich versicherte Selbstständige zahlen 2026 den allgemeinen Beitragssatz von 14,6 % (mit Krankengeldanspruch) oder 14,0 % (ohne) plus den Zusatzbeitrag ihrer Kasse, im Durchschnitt 2,9 %. Bemessen wird mindestens ein Einkommen von 1.318,33 € und höchstens 5.812,50 € im Monat. Die Pflegeversicherung kostet 3,6 %, für Kinderlose 4,2 %. Alle Werte nennt das Bundesgesundheitsministerium. Die Steuerrücklage von 25 % ist dagegen keine Rechtsgröße, sondern eine Faustregel für den Anfang. Wie hoch deine Steuer tatsächlich ist, hängt von deinem ganzen Einkommen ab; ersetze die Faustregel, sobald dein Steuerberater dir die Zahl nennt.

Die ehrlichere Frage lautet nicht „Was bleibt?“, sondern „Was muss bleiben?“. Kemal Üres formuliert für die Inhaberin aus Braunschweig ein klares Ziel: Sie solle mit 5.000 bis 6.000 € im Monat nach Hause gehen, am liebsten bei 50 Stunden pro Woche. Dein Ziel kann kleiner sein. Wichtig ist, dass du es aufschreibst und daraus den nötigen Gewinn ableitest.

Beispiel: Du willst 2.500 € im Monat zum Leben und 200 € für die Altersvorsorge, also 32.400 € im Jahr. Mit denselben Abzügen wie oben (21,7 % Kranken- und Pflegeversicherung, 25 % Steuerrücklage) bleiben von jedem Euro Gewinn 53,3 Cent. Du brauchst also rund 60.800 € Gewinn:

Und jetzt der Schritt, der wehtut: Bei 10 % Gewinn vom Umsatz brauchst du dafür 608.000 € Netto-Umsatz im Jahr, bei 15 % rund 405.000 €. Liegt dein Umsatz weit darunter, reichen kleine Sparmaßnahmen nicht. Dann musst du an Preise, Öffnungszeiten oder das Konzept. Wie du Preise so kalkulierst, dass dein Unternehmerlohn darin steckt, steht im Artikel Deckungsbeitrag statt Faktor 4.

Die Einkommensteuer kommt zeitversetzt. Das Finanzamt setzt Vorauszahlungen fest, die am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig sind (§ 37 Abs. 1 EStG). Solange es deinen tatsächlichen Gewinn nicht kennt, können diese Vorauszahlungen zu niedrig sein. Dann kommt mit dem ersten Steuerbescheid eine Nachzahlung, und die Vorauszahlungen für das laufende Jahr steigen gleichzeitig. Wer dafür kein Geld zurückgelegt hat, gerät genau dann in Not, wenn der Laden eigentlich gut läuft.

Deshalb gilt:

• Eigenes Konto: Die Rücklage liegt auf einem Tagesgeldkonto, nicht auf dem Geschäftskonto, wo sie wie verfügbares Geld aussieht.
• Monatlich überweisen: Jeden Monat nach der BWA einen festen Anteil des Monatsgewinns, nach der Faustregel oben ein Viertel.
• Mit dem Bescheid abgleichen: Liegt der erste Steuerbescheid vor, rechnest du die Quote mit deinem Steuerberater neu.
• Umsatzsteuer gehört nicht dazu: Sie ist nie dein Geld und wird mit der Voranmeldung fällig.

Für kleine Gewinne ist die Steuer übrigens niedriger, als viele fürchten: Die ersten 12.348 € deines zu versteuernden Einkommens bleiben 2026 steuerfrei (§ 32a Abs. 1 EStG). Deshalb ist eine feste Quote nur ein Anfang; mit wachsendem Gewinn steigt dein Steuersatz.

Der Fall aus Braunschweig zeigt, warum: Wer seine Stunden nicht kennt, kennt seinen Stundenlohn nicht, und wer sie nicht in die Personalkosten einrechnet, hält eine Quote von 40 % für gesund, die in Wahrheit 70 % ist. Ein Eintrag pro Tag reicht. Nach vier Wochen weißt du, ob du 50 oder 70 Stunden arbeitest, und an welchen Tagen du Arbeit machst, die eine Aushilfe günstiger erledigen könnte.

Rechne für die Steuerung einen Unternehmerlohn ein, als würdest du dich selbst anstellen: deine Stunden mal dem Stundensatz, den du einer Betriebsleitung zahlen würdest. Diese Zahl gehört in jede Kalkulation, auch wenn sie in keiner BWA steht. Ein Laden, der nur Gewinn macht, weil der Inhaber umsonst arbeitet, verdient kein Geld, er verbraucht Lebenszeit.

In Gastronario stempelst du dich dafür wie dein Team am Tablet per PIN ein und aus. Die Arbeitszeitberichte zeigen dann auch deine eigenen Stunden je Woche und Monat.

Was du aus der Monats-BWA sonst noch herausliest, steht in BWA lesen als Gastronom. Welche Quoten für Ware, Personal und Miete gesund sind, steht unter Kostenquoten.

Fünf Schritte, die an einem Abend erledigt sind:

1. Gewinn des letzten Jahres aus der BWA oder Gewinnermittlung holen.
2. Eigene Wochenstunden ehrlich schätzen und ab morgen vier Wochen lang erfassen.
3. Die Tabelle oben mit deinen Zahlen und deinem Kassenbeitrag ausfüllen.
4. Ein Monatsziel zum Leben festlegen und den nötigen Gewinn rückwärts rechnen.
5. Rücklagenkonto eröffnen und den ersten Betrag überweisen.

Bei den Steuer- und Beitragsfragen im Einzelfall, etwa zur Beitragsbemessung deiner Krankenkasse oder zur Höhe der Vorauszahlungen, hilft dir dein Steuerberater. Die Rechnung selbst solltest du aber einmal mit eigener Hand gemacht haben. Erst dann weißt du, wofür du morgens aufschließt.