Gastronomie-Zahlen verbessern: In dieser Reihenfolge aufräumen

Wenn am Monatsende nichts übrig bleibt, ist der Reflex, sofort überall zu sparen: Karte kürzen, Öffnungszeiten ändern, Leute entlassen, Lieferanten wechseln. Alles gleichzeitig. Das Ergebnis ist meist Chaos, und hinterher weiß niemand, welche Maßnahme gewirkt hat. Die Reihenfolge entscheidet.

Der erste Schritt dauert einen Abend: eine Liste aller Zahlungen der nächsten acht Wochen. Links, was sicher reinkommt, rechts, was sicher rausgeht, mit Datum. Unten steht, in welcher Woche das Konto ins Minus rutscht. Diese Woche ist deine Frist.

Zwei Arten von Zahlungen haben in der Krise Vorrang vor allem anderen:

• Sozialversicherung der Mitarbeiter: Wer als Arbeitgeber die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung nicht abführt, macht sich strafbar, und zwar unabhängig davon, ob er den Lohn selbst gezahlt hat (§ 266a Abs. 1 StGB).
• Lohnsteuer und Umsatzsteuer: Das ist Geld, das dir nicht gehört; du nimmst es nur für das Finanzamt ein. Wer es für Rechnungen nutzt, verschiebt das Problem und macht es größer.

Führst du den Betrieb als GmbH oder UG, gilt zusätzlich eine harte Frist: Bei Zahlungsunfähigkeit muss die Geschäftsführung spätestens nach drei Wochen, bei Überschuldung spätestens nach sechs Wochen den Insolvenzantrag stellen (§ 15a Abs. 1 InsO). Ob einer dieser Fälle vorliegt, ist keine Gefühlsfrage. Wenn du unsicher bist, sprich sofort mit deinem Steuerberater und einem Fachanwalt für Insolvenzrecht, nicht erst, wenn das Konto gesperrt ist.

Ist das Geld für die nächsten Wochen gesichert, kommt das Team. Kemal Üres beschreibt in einer Folge seiner Serie, wie ein Betrieb in Lübeck wieder in die Spur kam, und benutzt dafür ein Bild: Erst müssen die richtigen Leute im Bus sitzen, dann wird entschieden, wer wo sitzt. „Sitzen die Falschen im Bus, kannst du mit dem besten Navigationssystem nicht am Ziel ankommen.“ Alles andere sei danach Fleißarbeit: tracken, digitalisieren, einen Rahmen setzen, in dem weniger Fehler passieren.

Für einen kleinen Betrieb heißt das nicht, das halbe Team auszutauschen. Es heißt, drei Fragen ehrlich zu beantworten:

1. Wer hält den Laden, wenn du nicht da bist? Gibt es eine Person, die Kasse, Öffnen und Schließen verantwortet?
2. Wer arbeitet gegen das Team, etwa durch Unpünktlichkeit, schlechte Laune vor Gästen oder ständiges Tauschen?
3. Wer kann mehr, als er gerade darf, und würde Verantwortung übernehmen?

Die Antworten bestimmen, wer welche Aufgabe im Plan unten übernimmt. Ohne eine verlässliche Vertretung bleibt jeder Aufräumplan Theorie, weil du selbst nie vom Tresen wegkommst.

Erst wenn das Team steht, lohnt sich das Messen. Im Lübecker Fall zählt Kemal auf, was danach kommt: Umsätze und Personalstunden tracken (beides lief dort schon), Wareneinsätze kontrollieren, Zeiterfassung, „und dann haben wir auch eine BWA, die uns und vor allem die Unternehmer glücklich stimmt“. Er will das innerhalb von vier bis sechs Wochen „auf Schienen setzen“.

Diese drei Zahlen brauchst du jede Woche, nicht erst mit der BWA:

Aus den ersten beiden rechnest du den Umsatz je Arbeitsstunde. Wie du daraus ein Stundenbudget für jeden Tag ableitest, steht im Artikel Umsatz pro Arbeitsstunde. Wie du den echten Wareneinsatz mit Schäl- und Garverlust rechnest, steht unter Wareneinsatz berechnen.

Ein ausgedachter Betrieb mit 10 Leuten, eine normale Woche. Die Zahlen sind ein Beispiel.

Das Stundenziel ergibt sich aus dem Umsatz: 9.000 € geteilt durch 36 € Zielumsatz je Stunde sind 250 Stunden. Die 50 Stunden zu viel kosten im Beispiel 850 € pro Woche, aufs Jahr gerechnet 44.200 € (850 € × 52). Die 5 Prozentpunkte Wareneinsatz kosten 250 € pro Woche, im Jahr 13.000 €. Zusammen sind das 57.200 €, ohne dass ein Gast weniger gekommen ist.

Wichtig ist die Reihenfolge der Maßnahmen: Erst wenn du weißt, an welchen Tagen und in welchen Stunden die 50 Stunden zu viel anfallen, streichst du Schichten. Wer pauschal kürzt, trifft oft die Stoßzeit und verliert Umsatz.

Dieser Plan ist eine Vorlage. Trag in die letzte Spalte ein, wer zuständig ist; „ich“ darf höchstens zweimal vorkommen.

Nach sechs Wochen ist nicht alles gelöst. Aber du weißt dann, wo das Geld bleibt, und kannst gezielt entscheiden, statt zu raten. Auch in Kemals Lübecker Fall war nach den ersten Wochen nicht alles erledigt: In derselben Folge spricht er von weiter bestehenden Cashflow-Problemen und plant noch einmal sechs Wochen Arbeit an Service und Schulung. Aufräumen ist ein Prozess, kein Wochenende.

In schwierigen Monaten stellen sich viele Inhaber selbst in jede Schicht, um Personalkosten zu sparen. Das spart Geld, aber es kostet den Blick aufs Ganze. Wer zehn Stunden am Tag Kaffee macht, hat abends keine Kraft mehr, Zahlen zu lesen oder den Dienstplan neu zu denken.

Jörg Meyer, Hamburger Barbetreiber und Erfinder des Gin Basil Smash, wird im Gespräch mit Kemal Üres gefragt, was Gastronomen in schwierigen Jahren tun können, etwa selbst hinter der Bar stehen. Seine Antwort: nicht hinter der Bar, sondern im Laden sein und sich die Prozesse anschauen. Man müsse sich manchmal die Hände dreckig machen und suchen, wo die kleinen Stellschrauben sind; meist seien es viele Kleinigkeiten.

Praktisch heißt das: Plane dich im Dienstplan für feste Blöcke ohne Station ein, zum Beispiel zweimal pro Woche drei Stunden. In dieser Zeit beobachtest du Abläufe, zählst, sprichst mit dem Team und arbeitest den Plan oben ab. Stehst du doch an der Theke, weil jemand fehlt, holst du den Block nach.

Gastronario hilft bei den Teilen, die sonst Abende kosten: Das Team stempelt per PIN am Tablet, die Arbeitszeitberichte zeigen die tatsächlichen Stunden, der Schichtplan entsteht per Drag & Drop aus Vorlagen, und im Bruchbuch landet, was weggeworfen wurde und warum.

Hol dir früh Unterstützung, nicht erst, wenn nichts mehr geht:

• Steuerberater: sobald du die Zahlungsliste hast. Er sieht, welche Steuerzahlungen anstehen und ob sich Vorauszahlungen anpassen lassen.
• Fachanwalt für Insolvenzrecht: sofort, wenn eine GmbH oder UG zahlungsunfähig oder überschuldet sein könnte. Die Fristen aus § 15a InsO laufen ab Eintritt, nicht ab Erkenntnis.
• Gespräch mit Vermieter und Lieferanten: Wer früh mit einem Plan kommt, bekommt eher Stundung oder Ratenzahlung als jemand, der still wird.

Danach lohnt der Blick auf die laufende Kontrolle: Wie du die BWA jeden Monat in 30 Minuten gegen deine Belege prüfst, steht in BWA lesen als Gastronom. Und warum ein zweiter Laden erst infrage kommt, wenn der erste wieder trägt, steht unter Zweiten Laden eröffnen.