Ein Laden, ein Tresen
Zeiterfassung für den kleinen Laden
Zwei feste Kräfte, sechs Aushilfen — und der Chef steht selbst hinter dem Tresen.
Kleine Betriebe haben dieselben Pflichten wie große und ein Zehntel der Zeit dafür. Deshalb gibt es hier keine Funktionsstufen und keine Zusatzmodule: alle Funktionen, bis 15 Leute drin. Und eingerichtet wird mit dir zusammen, nicht abends allein nach Ladenschluss.
Passt das?
Vier Sätze. Stimmen drei davon?
Die Seiten unter „Für …“ sind nach der Branche geschnitten, diese nach der Arbeitsweise. Ein Betrieb kann in zwei davon stehen — beschrieben wird eine Lage, keine Rechtsform.
- Du stehst selbst im Laden und machst die Verwaltung abends oder gar nicht.
- Zwischen zwei und acht Leute, davon die meisten auf Minijob-Basis.
- Ein Standort, kein Büro, kein Personalbüro und keine Lohnbuchhaltung im Haus.
- Der Dienstplan hängt an der Tür oder steht in einer WhatsApp-Gruppe.
Ablauf & Regeln
Erst der Ablauf, dann die Software.
Eine Zeiterfassung ist nur so gut wie ihr Verständnis vom Betriebsablauf. Die drei Regeln daneben sind die, die an genau diesem Rhythmus hängen.
Früh auf, früh zu — und fast das ganze Team arbeitet in Teilzeit oder auf Minijob-Basis.
- Öffnen & Vorbereitung7:00–9:00
- Vormittagsschicht8:00–13:00
- Nachmittagsschicht13:00–18:30
- Abschluss & Kasse18:00–19:30
- 01
Keine Untergrenze
Die Aufzeichnungspflicht kennt keine Betriebsgröße. Sie gilt ab dem ersten Mitarbeiter — auch bei zwei Aushilfen und einem Inhaber, der selbst mitarbeitet.
- 02
Kurze Schichten
Unter sechs Stunden ist keine Pause vorgeschrieben. Dokumentiert werden muss die Schicht trotzdem: Beginn, Ende, Dauer, binnen sieben Tagen (§ 17 MiLoG).
- 03
Wechselndes Team
Jeder Ein- und Austritt gehört ins Stundenkonto. Nachträglich rekonstruierte Zeiten hält keine Prüfung aus, weil sie nachträglich rekonstruiert aussehen.
Und so sieht die Software aus.
Was dich das heute kostet — in Zeit oder in Geld.
Der Dienstplan entsteht am Küchentisch
Sonntagabend, mit dem Handy in der einen und dem Kalender in der anderen Hand. Zwei bis drei Stunden die Woche, in denen der Betrieb nichts verdient — und der Plan ist trotzdem schon Dienstag überholt.
Die Minijob-Grenze rechnest du im Kopf
603 € im Monat, gerechnet nach Entgelt und nicht nach Stunden. Wer sie reißt, verliert den Status rückwirkend — mit Beiträgen für beide Seiten, die niemand eingeplant hat.
Die Einrichtung bleibt liegen
Eine Software ist schnell gekauft. Das Team anlegen, die Schichten eintragen, das Tablet einrichten: Das passiert abends nach Ladenschluss. Nach dem zweiten Abend bleibt es liegen, und der Plan hängt wieder an der Tür.
Der Zettel an der Pinnwand hält keiner Prüfung stand
Handschriftliche Listen sind nicht verboten, aber nachträglich änderbar. Genau daran scheitern sie, wenn die Finanzkontrolle Schwarzarbeit unangemeldet vor der Tür steht.
Rechenbeispiel
Was die Handarbeit im Jahr kostet
Sechs Leute, ein Standort. Der Dienstplan entsteht sonntags am Küchentisch, die Stundenzettel werden einmal im Monat für den Steuerberater abgetippt, und irgendwer fragt immer nach, warum da nur vier Stunden stehen.
Rechenbeispiel mit angenommenen Zeiten. Trag deine eigenen ein, nur die zählen. Und die Software nimmt dir nicht alle 160 Stunden ab: Den Plan baust du weiter selbst, du tippst ihn nur nicht mehr ab und telefonierst ihn nicht mehr durch. Spart sie dir nur die Hälfte, liegt die Stunde bei 19,35 €.
Kleinbetrieb · 6 Köpfe
- Dienstplan bauen, 2,5 Stunden je Woche
- 130 h
- Stundenzettel abtippen, 1,5 Stunden je Monat
- 18 h
- Nachfragen und Korrekturen, 1 Stunde je Monat
- 12 h
- Summe im Jahr
- 160 h
- Gastronario für 6 Köpfe, 129 € × 12
- 1.548 €
9,68 €
kostet dich die Software je Stunde, die du nicht mehr von Hand machst — weniger als der Mindestlohn von 13,90 €
Was den Ausschlag gibt
Die Punkte, an denen diese Entscheidung hängt.
Jeder Punkt trägt seinen Stand. Dabei heißt: heute nutzbar. In Arbeit heißt: wird gerade gebaut. Noch nicht heißt: gibt es nicht, steht aber auf dem Fahrplan. Auf dieser Seite betrifft das 1 von 6 Punkten — und du kannst sie hochstimmen.
Der Sonntagabend gehört wieder dir
DabeiDer Plan entsteht mittwochs in zwanzig Minuten aus der Vorlage der Vorwoche, das Team sieht ihn sofort auf dem Handy. Wer nicht kann, trägt es vorher ein; wer tauschen will, fragt in der App an. Die Änderungen kommen als Anfrage, nicht als Anruf um halb neun.
Ein Preis, auch wenn das Team wächst
Dabei129 € netto im Monat, bis 15 Leute und alle Funktionen drin. Die nächste Aushilfe im Sommer ändert an der Rechnung nichts, erst ab dem sechzehnten Kopf kommen 5 € dazu. Die Einrichtung machen wir mit dir zusammen, ohne Einrichtungsgebühr.
Die Minijob-Warnung kommt vor der Grenze
DabeiDas Stundenkonto rechnet den Monatsverdienst gegen die 603 € mit, während der Monat läuft. Wer die Grenze absehbar reißt, wird versicherungspflichtig — und wenn das erst eine Betriebsprüfung feststellt, holst du den Arbeitnehmeranteil nur noch aus drei Abrechnungen zurück (§ 28g SGB IV). Bei jemandem, der längst weg ist, aus keiner.
Zwei Wochen weg, ohne dass jemand anruft
DabeiRollen, Schichtnotizen und Checklisten machen den Betrieb für zwei Wochen ohne dich bedienbar. Wer aufschließt, sieht am Terminal, was zu tun ist; wer plant, plant ohne Zugriff auf Löhne. Das ist der Unterschied zwischen Urlaub und Erreichbarkeit.
Der Nachweis, den die Prüfung sehen will
DabeiBeginn, Ende und Dauer je Kopf und Tag, für jeden Zeitraum als PDF — in Minuten statt in Erinnerung. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft die Branche ohne Anlass und ohne Ankündigung, und vorgelegt wird, was am Prüfungstag existiert.
Push aufs Handy, wenn der Plan steht
Noch nichtHeute merkt das Team eine Planänderung erst, wenn es nachsieht. Eine echte Push-Nachricht braucht Web-Push oder eine App im Store — beides ist noch nicht gebaut.
Setzen wir voraus — das sind keine Argumente, das ist die Grundlage
- PIN am Terminal, ohne Schulung
- Pausenabzug nach § 4 ArbZG
- Ruhezeit-Prüfung
- MiLoG-Aufzeichnung, zwei Jahre archiviert
- Zeitstempel vom Server, nicht vom Gerät
- Web-App ohne Installation
Was das kostet
Gerechnet für 6 Köpfe.
Zwei Feste, vier Aushilfen, ein Standort. Alle Funktionen sind in jedem Konto enthalten — es gibt keine Funktionsstufen und keine Zusatzmodule. Keine Kündigungsfrist, keine Einrichtungsgebühr.
Eigene Größe durchrechnen- Grundpreis, bis 15 Mitarbeiter, alle Filialen
- 129 €
- Im Monat, netto
- 129 €
153,51 € brutto inkl. 19 % USt. Als Unternehmer ziehst du die Vorsteuer ab; maßgeblich ist der Nettobetrag.
Häufige Fragen
Was Betriebe dieser Größe zuerst fragen.
- Lohnt sich das bei sechs Leuten überhaupt?
- Rechne es über die Zeit, nicht über die Software. Dienstplan, Stundenzettel und Nachfragen kosten einen kleinen Betrieb schnell 13 Stunden im Monat. Gastronario kostet 129 € netto im Monat, bis 15 Leute sind drin. Ob sich das lohnt, hängt daran, was dir eine Stunde wert ist. Die Aufzeichnungspflicht gilt so oder so.
- Brauche ich dafür ein Tablet?
- Nein, aber es ist der bequemste Weg. Gastronario läuft im Browser auf jedem Gerät — ein altes Android-Tablet am Tresen reicht. Wer keins hat, lässt das Team vom eigenen Handy stempeln.
- Was passiert im Winter, wenn weniger los ist?
- Du kannst die Abrechnung bis zu vier Monate im Jahr pausieren. In der Pause ruht die Rechnung, die Daten bleiben. Das ist keine Kündigung und keine Vertragsänderung, sondern ein Schalter im Konto.
Andere Betriebsformen
Trifft nur halb zu?
Bereit für Gastronario in deinem Betrieb?
Du registrierst dich selbst und zahlst online. Die Einrichtung machen wir danach mit dir zusammen, sie ist im Preis enthalten.