Mehr als ein Haus
Zeiterfassung für mehrere Betriebe
Zwei Läden, zwei Firmierungen, zwei Teams — und bei fast jedem Anbieter zwei Abos und zwei Logins.
Ab dem zweiten Haus zerfällt die Frage in zwei, die ständig verwechselt werden. Filialen sind mehrere Standorte innerhalb eines Betriebs — das können alle. Mehrere Betriebe sind getrennte Firmierungen mit eigenem Mitarbeiterstamm und eigenem Abrechnungskreis — und das steht bei keinem der zehn geprüften Anbieter auf der Preisseite, sondern bestenfalls im Hilfe-Center.
Passt das?
Vier Sätze. Stimmen drei davon?
Die Seiten unter „Für …“ sind nach der Branche geschnitten, diese nach der Arbeitsweise. Ein Betrieb kann in zwei davon stehen — beschrieben wird eine Lage, keine Rechtsform.
- Du betreibst mehr als ein Haus — als Filialen oder als getrennte Firmen.
- Einzelne Leute arbeiten in mehr als einem davon.
- Vor Ort plant jemand anderes, aber die Zahlen willst du über alles hinweg sehen.
- Die Monatsauswertung entsteht heute in Excel aus mehreren Exporten.
Ablauf & Regeln
Erst der Ablauf, dann die Software.
Eine Zeiterfassung ist nur so gut wie ihr Verständnis vom Betriebsablauf. Die drei Regeln daneben sind die, die an genau diesem Rhythmus hängen.
Hier zeigt die Achse keinen Arbeitstag, sondern drei Häuser an einem Tag — die Öffnungszeiten überlappen kaum, das Personal schon.
- Bäckerei-Filiale Nord5:30–18:00
- Café Innenstadt8:00–19:00
- Bar am Hafen18:00–3:00
▏Mitternacht: die Schicht zählt zum Vortag
- 01
Getrennte Firmierungen
Jeder rechtlich eigenständige Betrieb führt eigene Aufzeichnungen und bewahrt sie eigenständig zwei Jahre auf (§ 17 MiLoG). Eine gemeinsame Liste erfüllt das für keinen der beiden.
- 02
Grenzen gelten je Kopf
Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Minijob-Verdienstgrenze rechnen über alle Arbeitgeber und Betriebe eines Menschen hinweg — nicht je Haus.
- 03
Sofortmeldung
Im Gaststättengewerbe muss jeder Mitarbeiter am ersten Arbeitstag gemeldet sein, bevor er anfängt (§ 28a Abs. 4 SGB IV) — in jedem Betrieb einzeln.
Und so sieht die Software aus.
Was dich das heute kostet — in Zeit oder in Geld.
Filiale und Betrieb werden verwechselt
Wer zwei GmbHs führt, braucht zwei Mitarbeiterstämme, zwei Abrechnungskreise, zwei Aufbewahrungspflichten — kein zweites Häkchen in einer Standortliste. Anbieter, die beides „Standort“ nennen, verkaufen das eine und liefern das andere.
Der zweite Betrieb kostet ein zweites Abo
Bei den geprüften Anbietern fällt für den zweiten Betrieb die Grundgebühr erneut an, teils samt Mindestabnahme: bei einem Anbieter zehn Personen, auch wenn im Zweitbetrieb vier arbeiten.
Ein Kopf, zwei Stundenkonten
Wer in beiden Häusern aushilft, hat zwei Konten und eine Person. Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und die Minijob-Verdienstgrenze gelten aber je Kopf über alle Arbeitgeber hinweg — getrennte Listen sehen das nie.
Die Auswertung entsteht in Excel
Drei Exporte, eine Tabelle, ein Nachmittag. Und weil sie von Hand entsteht, entsteht sie einmal im Monat statt einmal in der Woche.
Rechenbeispiel
Zwei Häuser, fast gleiche Kosten
Drei Filialen, 26 Köpfe. Am Dritten des Monats stehen die Personalkosten je Haus nebeneinander — heute entstehen sie am Zwanzigsten aus drei Exporten in einer Tabelle.
Erfundene Zahlen zur Veranschaulichung. Der Unterschied kann völlig berechtigt sein — Nachtarbeit, höhere Löhne, mehr Qualifikation. Er sollte nur eine Antwort haben, und die sollte entstehen, solange sich der Monat noch ändern lässt.
Mehrbetrieb · 26 Köpfe
- Café Innenstadt — 8 Köpfe, 640 Stunden
- 9.400 €
- Bar am Hafen — 7 Köpfe, 520 Stunden
- 8.900 €
- Kosten je Stunde, Café
- 14,69 €
- Kosten je Stunde, Bar
- 17,12 €
2,43 €
Unterschied je Stunde zwischen zwei Häusern desselben Betriebs
Was den Ausschlag gibt
Die Punkte, an denen diese Entscheidung hängt.
Jeder Punkt trägt seinen Stand. Dabei heißt: heute nutzbar. In Arbeit heißt: wird gerade gebaut. Noch nicht heißt: gibt es nicht, steht aber auf dem Fahrplan. Auf dieser Seite betrifft das 2 von 5 Punkten — und du kannst sie hochstimmen.
Welches Haus verdient und welches nur beschäftigt ist
DabeiArbeitszeiten und Personalkosten je Filiale und in Summe, nebeneinander statt in drei Exporten. Das ist die Frage, die man ab dem zweiten Haus jeden Monat stellt — und die einzige, deren Antwort heute regelmäßig zu spät kommt, um noch etwas zu ändern.
Delegieren, ohne die Löhne zu zeigen
DabeiWer vor Ort plant, plant vor Ort und sieht nur, was ihn angeht. Löhne, Kontaktdaten und Dokumente sind rollenabhängig sichtbar, und die Trennung setzt die Datenbank durch, nicht das Bedienfeld. Bei mehreren geprüften Anbietern ist genau dieses Delegieren an eine Standortleitung eine Funktion der oberen Tarifstufe.
Das dritte Haus kostet nichts
DabeiFilialen sind im Preis, egal wie viele. Jede bekommt zwei Terminals, bezahlt wird nur nach Köpfen: 15 sind im Grundpreis, jeder weitere kostet 5 €. Drei Häuser mit 26 Köpfen kosten hier 184 € netto im Monat. Einer der vier verglichenen Anbieter rechnet je Standort und landet bei drei Häusern und 26 Köpfen bei 387 €.
Ein Login statt zwei Abos
In ArbeitZwischen rechtlich getrennten Betrieben wechseln, ohne sich abzumelden — eigenes Team, eigene Firmierung, eigene Abrechnung je Betrieb. Bei den geprüften Anbietern fällt dafür die Grundgebühr erneut an, bei einem samt zweiter Mindestabnahme von zehn Personen. In Arbeit; was der zweite Betrieb kostet, steht noch nicht fest, deshalb steht hier auch kein Preis.
Der Springer, der in allen Häusern sichtbar ist
Noch nichtEine Aushilfe für alle Betriebe freigeben und dort einplanen, wo sie gebraucht wird — mit einer Arbeitszeitprüfung, die beide Einsätze zusammen sieht. Das ist auch der Compliance-Punkt: Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Verdienstgrenze zählen je Kopf über alle Arbeitgeber, getrennte Listen können den Verstoß strukturell nicht sehen. Noch nicht entschieden.
Setzen wir voraus — das sind keine Argumente, das ist die Grundlage
- Zwei Terminals je Filiale
- Mitarbeiter mehreren Filialen zuordnen
- ArbZG-Prüfung pro Kopf über alle Filialen
- Rollen und Berechtigungen im Grundpreis
- Export nach DATEV, CSV und PDF
- MiLoG-Aufzeichnung je Betrieb
Was das kostet
Gerechnet für 26 Köpfe in 3 Filialen.
Drei Filialen eines Betriebs, 26 Köpfe. Alle Funktionen sind in jedem Konto enthalten — es gibt keine Funktionsstufen und keine Zusatzmodule. Keine Kündigungsfrist, keine Einrichtungsgebühr.
Eigene Größe durchrechnen- Grundpreis, bis 15 Mitarbeiter, alle Filialen
- 129 €
- 11 weitere Mitarbeiter à 5 €
- 55 €
- Im Monat, netto
- 184 €
218,96 € brutto inkl. 19 % USt. Als Unternehmer ziehst du die Vorsteuer ab; maßgeblich ist der Nettobetrag.
Häufige Fragen
Was Betriebe dieser Größe zuerst fragen.
- Was ist der Unterschied zwischen Filiale und Betrieb?
- Eine Filiale ist ein weiterer Standort innerhalb desselben Betriebs: gemeinsamer Mitarbeiterstamm, gemeinsame Abrechnung, eigenes Terminal. Ein zweiter Betrieb ist eine eigene Firmierung mit eigenem Team und eigenem Abrechnungskreis. Filialen gibt es heute, der Wechsel zwischen getrennten Betrieben ist in Arbeit.
- Was kostet ein zweiter Betrieb?
- Das steht noch nicht fest, und deshalb nennen wir hier keine Zahl. Fest steht: Weitere Filialen innerhalb eines Betriebs kosten nichts. Jede bekommt zwei Terminals, bezahlt wird nur nach Köpfen.
- Kann ein Mitarbeiter in zwei Häusern arbeiten?
- Innerhalb eines Betriebs ja — er wird mehreren Filialen zugeordnet und in beiden geplant, mit einem Stundenkonto und einer Arbeitszeitprüfung. Über getrennte Betriebe hinweg gehört das zum Mehrbetriebskonto und ist noch in Arbeit.
Bereit für Gastronario in deinem Betrieb?
Du registrierst dich selbst und zahlst online. Die Einrichtung machen wir danach mit dir zusammen, sie ist im Preis enthalten.