Kein fester Ort
Zeiterfassung ohne festen Ort
Der Wagen steht heute auf dem Betriebshof und morgen auf dem Festivalgelände — die Stempeluhr an der Wand hilft dir dort nicht.
Mobile Gastronomie erfasst Zeiten fast immer zu spät: Der Einsatz ist vorbei, das Team ist weg, und die Stunden entstehen Tage später aus der Erinnerung von zwei Leuten, die sich nicht einig sind. Das ist die streitanfälligste Form von Zeiterfassung, die es gibt — und die einzige, die eine Prüfung sicher nicht überlebt.
Passt das?
Vier Sätze. Stimmen drei davon?
Die Seiten unter „Für …“ sind nach der Branche geschnitten, diese nach der Arbeitsweise. Ein Betrieb kann in zwei davon stehen — beschrieben wird eine Lage, keine Rechtsform.
- Dein Team arbeitet an Orten, die dir nicht gehören.
- Der Einsatzort wechselt, manchmal mehrfach in der Woche.
- Zwischen Betrieb und Einsatzort liegt eine Fahrt, die jemand fährt.
- Abgerechnet wird je Event, nicht je Monat.
Ablauf & Regeln
Erst der Ablauf, dann die Software.
Eine Zeiterfassung ist nur so gut wie ihr Verständnis vom Betriebsablauf. Die drei Regeln daneben sind die, die an genau diesem Rhythmus hängen.
Der Arbeitstag beginnt nicht am Einsatzort, sondern im Betrieb — und endet dort auch wieder.
- Beladen & Anfahrt13:00–16:00
- Aufbau16:00–18:00
- Event-Service18:00–23:30
- Abbau & Rückfahrt23:30–2:00
▏Mitternacht: die Schicht zählt zum Vortag
- 01
Fahrzeit
Die Fahrt vom Betrieb zum Einsatzort ist Arbeitszeit, ebenso die Rückfahrt. Nur der Weg von zu Hause zum ersten Einsatzort zählt nicht.
- 02
Höchstarbeitszeit
Beladen, Aufbau, Service und Abbau sind ein Arbeitstag. Zehn Stunden sind die Grenze, verlängerbar auf zwölf nur mit Ausgleich (§ 3 ArbZG).
- 03
Ruhezeit vor dem nächsten Einsatz
Wer um 2 Uhr zurück ist, darf frühestens um 13 Uhr wieder anfangen. Bei zwei Events an aufeinanderfolgenden Tagen ist das die Regel, die zuerst reißt.
Und so sieht die Software aus.
Was dich das heute kostet — in Zeit oder in Geld.
Die Zeiten entstehen Tage später
Nach dem Event schreibt jemand aus dem Kopf auf, wer wann da war. Das ist keine Aufzeichnung im Sinne des § 17 MiLoG, sondern eine Schätzung — und sie geht im Zweifel zulasten des Betriebs.
Fahrzeit fällt hinten runter
Fährt das Team vom Betrieb zum Einsatzort, ist die Fahrt Arbeitszeit. Nur der Weg von zu Hause zum ersten Einsatzort ist es nicht. Bei einem Abendevent entscheidet dieser Unterschied darüber, ob die zehn Stunden aus § 3 ArbZG gerissen sind.
Auf dem Gelände gibt es kein Netz
Festivalwiese, Messehalle, Tiefgarage: Wo das Mobilfunknetz aussteigt, steht auch die Zeiterfassung. Und ein Terminal, das dort still fehlschlägt, ist schlimmer als gar keines.
Was der Einsatz gekostet hat, weiß niemand
Der Preis für das Event stand vorher fest, die Personalkosten kommen erst mit der Lohnabrechnung. Ob sich der Auftrag gerechnet hat, entscheidet sich damit vier Wochen zu spät für den nächsten.
Rechenbeispiel
Was am Event vorbeikalkuliert wurde
Ein Abendevent, sechs Leute. Im Angebot standen acht Stunden Service je Kopf. Gestempelt wurde der ganze Tag — vom Beladen auf dem Betriebshof bis zur Rückfahrt.
Rechenbeispiel mit angenommenen Zeiten. Die Fahrt vom Betrieb zum Einsatzort ist Arbeitszeit, ebenso die Rückfahrt — die Frage ist also nicht, ob sie anfällt, sondern ob sie im Preis steht. Wie viel davon der Auftraggeber trägt, ist eine Verhandlung; wie viel davon anfällt, sollte keine sein.
Mobil & Event · 14 Köpfe
- Beladen und Anfahrt
- 3,0 h
- Aufbau
- 2,0 h
- Service
- 5,5 h
- Abbau und Rückfahrt
- 2,5 h
- je Kopf — kalkuliert waren 8,0 h
- 13,0 h
- sechs Köpfe, Differenz zum Angebot
- 30 h
450 €
Personalkosten je Event, die im Angebot nicht standen (bei 15 € je Stunde)
Was den Ausschlag gibt
Die Punkte, an denen diese Entscheidung hängt.
Jeder Punkt trägt seinen Stand. Dabei heißt: heute nutzbar. In Arbeit heißt: wird gerade gebaut. Noch nicht heißt: gibt es nicht, steht aber auf dem Fahrplan. Auf dieser Seite betrifft das 3 von 6 Punkten — und du kannst sie hochstimmen.
Das nächste Angebot rechnest du mit der Zahl vom letzten
DabeiNach dem Einsatz stehen geplante und tatsächliche Stunden samt Personalkosten je Event bereit. Die Kalkulation des nächsten Auftrags beginnt damit bei einer Zahl statt bei einem Gefühl — und beim zweiten vergleichbaren Event weißt du, ob der Preis trägt.
Die Fahrt, die im Angebot fehlte
DabeiBeladen, Anfahrt, Aufbau, Service, Abbau, Rückfahrt: jeder Abschnitt eine eigene Schicht. Die Fahrzeit steht damit im Stundenkonto statt in der Diskussion darüber, ob sie zählt — und sie steht in der Kalkulation, bevor das Angebot rausgeht.
Wenn der Kunde über zwei Stunden Abbau streitet
DabeiDer Zeitstempel kommt vom Server und ist nicht nachträglich verschiebbar. Bei Einsätzen, die nach Stunden abgerechnet werden, ist das der Unterschied zwischen einem Nachweis und zwei Erinnerungen, die sich widersprechen.
Stempeln ohne Netz
Noch nichtFestivalwiese, Messehalle, Tiefgarage: Wo das Mobilfunknetz aussteigt, steht heute auch die Zeiterfassung — das Terminal meldet einen Fehler, statt zu puffern. Für dieses Segment das wichtigste fehlende Stück, und der Grund, warum die Zeiten anschließend doch wieder aus der Erinnerung entstehen.
Standort beim Stempeln
Noch nichtBeleg dafür, dass am Einsatzort gestempelt wurde und nicht auf dem Sofa — als freiwillige Ortsangabe, nicht als Dauerortung; biometrische Merkmale sind grundsätzlich ausgeschlossen. Noch nicht gebaut.
App im Store statt Lesezeichen
Noch nichtAuf wechselnden Geräten robuster als ein Lesezeichen und die Voraussetzung für verlässliche Standort- und Offline-Funktionen. Noch nicht gebaut.
Setzen wir voraus — das sind keine Argumente, das ist die Grundlage
- Stempeln vom eigenen Handy, ohne Terminal
- Jeder Einsatzabschnitt als eigene Schicht
- Höchstarbeitszeit über den ganzen Einsatztag
- Ruhezeit vor dem nächsten Event
- MiLoG-Aufzeichnung
- Zeitstempel vom Server, nicht vom Gerät
Was das kostet
Gerechnet für 14 Köpfe.
Ein Betrieb, wechselnde Einsatzorte. Alle Funktionen sind in jedem Konto enthalten — es gibt keine Funktionsstufen und keine Zusatzmodule. Keine Kündigungsfrist, keine Einrichtungsgebühr.
Eigene Größe durchrechnen- Grundpreis, bis 15 Mitarbeiter, alle Filialen
- 129 €
- Im Monat, netto
- 129 €
153,51 € brutto inkl. 19 % USt. Als Unternehmer ziehst du die Vorsteuer ab; maßgeblich ist der Nettobetrag.
Häufige Fragen
Was Betriebe dieser Größe zuerst fragen.
- Wie stempelt das Team ohne Terminal vor Ort?
- Über den Browser auf dem eigenen Handy. Es braucht keine Installation und keine mitgebrachte Hardware. Wer regelmäßig an denselben Ort fährt, kann dort auch ein festes Terminal koppeln.
- Funktioniert das ohne Internetverbindung?
- Heute nicht. Ohne Verbindung meldet das Terminal, dass die Stempelung nicht gespeichert werden konnte, und die Zeit muss nachgetragen werden. Ein Offline-Puffer steht auf dem Fahrplan und ist für dieses Segment das wichtigste offene Stück — auf der Seite Feature-Wünsche lässt er sich hochstimmen.
- Kann ich pro Event abrechnen?
- Ja. Ein Event wird als eigene Schichtgruppe geplant; nach dem Einsatz stehen geplante und tatsächliche Stunden samt Personalkosten dafür bereit — als Grundlage für die Rechnung und für die Kalkulation des nächsten Auftrags.
Bereit für Gastronario in deinem Betrieb?
Du registrierst dich selbst und zahlst online. Die Einrichtung machen wir danach mit dir zusammen, sie ist im Preis enthalten.