Acht Monate, dann Ruhe
Zeiterfassung für die Saison
Acht Monate Vollgas, vier Monate geschlossen — und in denen zahlst du hier nichts.
Saisonbetriebe zahlen bei Software mit Jahresvertrag zwölf Monate für acht Monate Betrieb. Gastronario ist aus einer Eisdiele entstanden, und die Betriebspause ist deshalb kein Entgegenkommen, sondern ein Schalter im Konto: bis zu vier Monate im Jahr ohne Rechnung, ohne Kündigung, ohne Datenverlust.
Passt das?
Vier Sätze. Stimmen drei davon?
Die Seiten unter „Für …“ sind nach der Branche geschnitten, diese nach der Arbeitsweise. Ein Betrieb kann in zwei davon stehen — beschrieben wird eine Lage, keine Rechtsform.
- Dein Betrieb hat eine Saison und eine Zeit, in der er zu ist oder fast.
- Im Frühjahr wächst das Team um ein Vielfaches und schrumpft im Herbst wieder.
- Den Plan macht das Wetter, nicht der Plan.
- Viele im Team sind Schüler, Studenten oder kurzfristig Beschäftigte.
Ablauf & Regeln
Erst der Ablauf, dann die Software.
Eine Zeiterfassung ist nur so gut wie ihr Verständnis vom Betriebsablauf. Die drei Regeln daneben sind die, die an genau diesem Rhythmus hängen.
- SaisonMär–Okt
- BetriebspauseNov–Feb
In den vier Monaten der Pause ruht die Rechnung — ohne Kündigung und ohne Neueinrichtung im Frühjahr.
Ein Sonntag im Juli: Die Besetzung verdoppelt sich am Nachmittag, und ob der Tag so läuft, entscheidet der Himmel.
- Öffnen & Vorbereitung10:00–12:00
- Nachmittagsspitze12:00–18:30
- Abendschicht18:00–22:00
- Abschluss21:30–23:00
- 01
Kurzfristige Beschäftigung
Drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV) — beides gerechnet über alle Arbeitgeber hinweg, nicht nur über deinen.
- 02
Schüler im Team
Unter 18 gilt das JArbSchG: höchstens acht Stunden am Tag, nicht nach 20 Uhr, in den Ferien höchstens vier Wochen im Jahr.
- 03
Nebensaison
Steht der Betrieb, ruht die Aufzeichnungspflicht mit ihm — die zweijährige Aufbewahrungsfrist läuft weiter. Deaktivierte Mitarbeiter müssen abrufbar bleiben.
Und so sieht die Software aus.
Was dich das heute kostet — in Zeit oder in Geld.
Im Winter läuft die Rechnung weiter
Die meisten Anbieter rechnen pro Kopf und pro Monat, einige nur im Jahresvertrag. Vier Monate ohne Umsatz sind damit vier Monate volle Softwarekosten — und zwar in genau den Monaten, in denen nichts hereinkommt.
Der Plan wird zweimal die Woche umgeworfen
Regen am Samstag heißt: halbes Team absagen. Sonne am Dienstag heißt: drei Leute dazu. Wer den Plan an der Tür hängen hat, telefoniert diese Änderungen einzeln durch.
Zwanzig Aushilfen im April
Zum Saisonstart kommt ein halbes Team neu dazu, oft für wenige Wochen. Jede Einarbeitung in ein Werkzeug, das Schulung braucht, kostet mehr als der Einsatz einbringt.
70 Tage, über alle Arbeitgeber
Kurzfristige Beschäftigung endet nach drei Monaten oder 70 Arbeitstagen im Kalenderjahr (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV) — gerechnet über alle Arbeitgeber, nicht nur über deinen. Wer nur die eigenen Tage zählt, zählt zu niedrig.
Rechenbeispiel
Vier Samstage zahlen das Jahr
Ein Regensamstag im Juli. Vier Saisonkräfte weniger eingeplant, weil die Wetterlage schon am Mittwoch neben dem Dienstplan stand und nicht erst am Samstagmorgen im Fenster.
Rechenbeispiel. Die Wetterlage steht neben dem Plan, entscheiden musst du selbst. Manchmal kommt die Sonne doch, dann fehlen dir vier Leute. Und ob deine Saison vier solche Samstage hat, weißt nur du. Die 134 € gelten für 16 aktive Köpfe: 129 € Grundpreis für 15, dazu 5 € für den sechzehnten. Die Pause umfasst bis zu vier Monate im Kalenderjahr.
Saisonbetrieb · 16 Köpfe
- 4 Kräfte × 6 Stunden
- 24 h
- bei 14 € Lohnkosten je Stunde
- 336 €
- vier solche Samstage in der Saison
- 1.344 €
- Gastronario für 16 Köpfe, 134 € × 8 Betriebsmonate
- 1.072 €
- die vier Monate Betriebspause
- 0 €
1.344 €
vier richtig entschiedene Regensamstage — mehr als das ganze Softwarejahr
Was den Ausschlag gibt
Die Punkte, an denen diese Entscheidung hängt.
Jeder Punkt trägt seinen Stand. Dabei heißt: heute nutzbar. In Arbeit heißt: wird gerade gebaut. Noch nicht heißt: gibt es nicht, steht aber auf dem Fahrplan. Auf dieser Seite betrifft das 1 von 6 Punkten — und du kannst sie hochstimmen.
Vier richtig entschiedene Samstage zahlen das Jahr
DabeiDie Wetterlage steht in der Planungsansicht direkt neben den Schichten, Tage bevor der Tag da ist. Der Plan für Samstag entsteht damit am Mittwoch und nicht am Samstagmorgen per Telefon. Keiner der vier verglichenen Anbieter hat das.
Vier Monate, in denen keine Rechnung kommt
DabeiBis zu vier Monate im Kalenderjahr ruht die Abrechnung: kein Kündigen, kein Neueinrichten im Frühjahr, keine Datenlücke. Bei 16 Köpfen sind das 4 × 134 € = 536 €, die du im Jahr nicht zahlst. Anbieter mit Jahresvertrag berechnen zwölf Monate für acht Monate Betrieb, und zwar auch in den Monaten, in denen nichts hereinkommt. Ebenfalls einzigartig im Vergleich.
Das Team von letztem Jahr steht schon drin
DabeiWer geht, wird deaktiviert und nicht gelöscht: Er belegt keinen bezahlten Platz mehr, seine Zeiten bleiben die vorgeschriebenen zwei Jahre abrufbar — und im März steht er mit einem Klick wieder im Plan. Bei Betrieben, die jedes Jahr dieselben Studenten zurückholen, ist das der halbe Saisonstart.
Zwanzig Aushilfen an einem Nachmittag
DabeiName, Vertragsart, PIN — und die Aushilfe stempelt am ersten Tag. Bei einem Team, das im April um das Dreifache wächst und im Oktober wieder schrumpft, entscheidet nicht die Mächtigkeit des Werkzeugs, sondern wie viel Einarbeitung es kostet.
Die 70-Tage-Grenze, bevor sie reißt
DabeiKurzfristige Beschäftigung endet nach drei Monaten oder 70 Arbeitstagen im Kalenderjahr (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV). Deine Tage zählt das System mit; die Tage bei anderen Arbeitgebern muss der Mitarbeiter melden — aber die eigene Hälfte hast du damit schon.
Push, wenn der Plan sich ändert
Noch nichtBei wetterabhängiger Planung ist das der Unterschied zwischen einer Nachricht und zwölf Telefonaten. Braucht Web-Push oder eine App im Store — beides noch nicht gebaut.
Setzen wir voraus — das sind keine Argumente, das ist die Grundlage
- Saisonvorlagen, jedes Jahr wiederverwendbar
- Minijob-Grenzwarnung je Kopf
- JArbSchG-Regeln für Minderjährige
- Deaktivieren statt Löschen
- MiLoG-Aufzeichnung
- Zwei Jahre Aufbewahrung, auch nach dem Austritt
Was das kostet
Gerechnet für 16 Köpfe.
Vier Feste, zwölf Saisonkräfte, acht Monate Betrieb. Alle Funktionen sind in jedem Konto enthalten — es gibt keine Funktionsstufen und keine Zusatzmodule. Keine Kündigungsfrist, keine Einrichtungsgebühr.
Eigene Größe durchrechnen- Grundpreis, bis 15 Mitarbeiter, alle Filialen
- 129 €
- 1 weitere Mitarbeiter à 5 €
- 5 €
- Im Monat, netto
- 134 €
159,46 € brutto inkl. 19 % USt. Als Unternehmer ziehst du die Vorsteuer ab; maßgeblich ist der Nettobetrag.
Häufige Fragen
Was Betriebe dieser Größe zuerst fragen.
- Wie funktioniert die Betriebspause genau?
- Du pausierst die Abrechnung im Konto, bei monatlicher wie bei jährlicher Zahlung: bis zu 4 Monate Betriebspause im Jahr, aufteilbar in ganze Monate (mindestens ein Monat am Stück). In der Pause fällt keine Rechnung an, das Konto bleibt bestehen und die Daten bleiben vollständig erhalten. Planen und Stempeln gehen weiter, nur neue Mitarbeiter, Filialen und Terminals legst du erst nach der Pause an. Bei Jahreszahlung verschiebt die Pause dein Abrechnungsjahr: es beginnt nach der Pause neu, und bezahlte, nicht genutzte Monate werden voll angerechnet. Pausenmonate zahlst du also nie. Zum Saisonstart schaltest du es wieder scharf — ohne neue Einrichtung.
- Was macht die wetterbasierte Planung?
- Sie stellt die Wetterlage neben den Dienstplan, damit die Besetzung zur erwarteten Nachfrage passt, bevor der Tag da ist. Sie plant nicht selbst — die Entscheidung bleibt bei dir, sie bekommt nur die Information rechtzeitig.
- Zahle ich für Saisonkräfte, die im Winter nicht arbeiten?
- Nein. Ausgeschiedene oder deaktivierte Mitarbeiter belegen keinen bezahlten Platz. Gezählt werden die aktiven Köpfe: 15 sind im Grundpreis enthalten, jeder weitere kostet 5 € netto im Monat.
Andere Betriebsformen
Trifft nur halb zu?
Bereit für Gastronario in deinem Betrieb?
Du registrierst dich selbst und zahlst online. Die Einrichtung machen wir danach mit dir zusammen, sie ist im Preis enthalten.