Einen Imbiss führen: Zahlen, Termine, Personal

Drei Zahlen reichen, um einen Imbiss zu steuern: Wareneinsatzquote, Personalkostenquote und Umsatz je Personalstunde. Für Imbisse gibt es keine eigene amtliche Kostenstatistik, die Vergleichswerte des DEHOGA gelten für klassische Restaurants und sind für einen Imbiss nur eine grobe Orientierung.

So rechnest du sauber. Nettoumsatz heißt ohne Umsatzsteuer, und seit 2026 laufen Speisen mit 7 % und Getränke mit 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), nimm also die Netto-Summe aus dem Kassenabschluss, nicht den Bon-Umsatz. In den Wareneinsatz gehören auch Verpackung, Frittierfett und das, was du wegwirfst: ein Bruchbuch macht den Verderb sichtbar, der sonst in der Quote verschwindet. In die Personalkosten gehört dein eigener Lohn, auch wenn du ihn als Einzelunternehmer nicht auszahlst, sonst sieht die Quote besser aus als der Betrieb.

Umsatz je Personalstunde ist die Zahl, die im Imbiss am meisten bringt, weil sie dir sagt, ob die zweite Kraft am Dienstagmittag ihr Geld wert ist. Du brauchst dafür gestempelte Stunden je Tag, nicht geplante. Mit der Stempeluhr per PIN und dem Kassenabschluss hast du beide Zahlen jeden Abend.

Jeden Monat kehren drei Termine wieder: am 10. die Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder vierteljährlich, § 18 UStG) und die Lohnsteuer-Anmeldung (§ 41a EStG), am drittletzten Bankarbeitstag die Sozialversicherungsbeiträge (§ 23 SGB IV). Der Rest verteilt sich über das Jahr, und die Minijob-Grenze prüfst du in den Monaten, in denen Vertretung oder Sonderzahlungen anstehen.

Die Folgebelehrung nach § 43 IfSG ist alle zwei Jahre fällig und muss dokumentiert sein, lege sie auf einen festen Monat. Für die Umsatzsteuer gilt: Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr, bei mehr als 9.000 € Umsatzsteuer im Vorjahr der Kalendermonat, bei höchstens 2.000 € kann das Finanzamt dich von der Voranmeldung befreien (§ 18 Abs. 2 UStG). Die Regel, dass Gründer im ersten und zweiten Jahr monatlich melden, ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt: Wer in dieser Zeit gründet, richtet sich nach der voraussichtlichen Steuer des laufenden Jahres (§ 18 Abs. 2 Satz 6 UStG); nach dem heutigen Gesetzesstand gilt die Monatsregel für Gründer ab 2027 wieder. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist bei bis zu 1.080 € Lohnsteuer im Vorjahr jährlich, bis 5.000 € vierteljährlich, darüber monatlich (§ 41a Abs. 2 EStG).

Der Dienstplan im Imbiss folgt dem Wetter und dem Mittagsgeschäft, und er muss drei Grenzen einhalten: die Minijob-Grenze von 603 €, das Arbeitszeitgesetz und die Aufzeichnungspflicht ab der ersten Stunde. Alle drei lassen sich beim Planen prüfen statt hinterher.

Nach Wetter planen. Ein sonniger Samstag und ein Regensamstag brauchen im Imbiss nicht dieselbe Besetzung. Gastronario zeigt die Wettervorhersage direkt im Dienstplan, so legst du die zweite Kraft dorthin, wo die Schlange entsteht. Verfügbarkeiten, Schichttausch und Abwesenheiten tragen die Mitarbeiter selbst ein.

Minijob-Grenze je Mitarbeiter. Die Stundenzahl, die unter die Grenze passt, sinkt mit jeder Mindestlohnerhöhung: bei 13,90 € sind es 2026 rund 43,4 Stunden im Monat. Die Minijob-Grenzwarnung meldet dir beim Planen, wenn eine Schicht einen Mitarbeiter über die Grenze schiebt. Hintergrund unter Minijob-Grenze und im Beitrag zur 603-Euro-Grenze.

Pausen und Ruhezeiten. Im Imbiss sind geteilte Dienste (Mittag und Abend) üblich, und genau dort reißt die Ruhezeit, wenn der Abenddienst bis 23 Uhr geht und der Mittagsdienst um 9 Uhr beginnt. Die ArbZG-Prüfung in Gastronario markiert solche Schichten beim Planen. Was im Gaststättengewerbe erlaubt ist, steht unter Arbeitszeitgesetz Gastronomie und Ruhezeit Gastronomie, ob du überhaupt einen Schichtplan führen musst, unter Schichtplanung Pflicht.

Stempeln statt Zettel. Die Aufzeichnungspflicht gilt im Gaststättengewerbe für jeden Mitarbeiter, und der Zoll will Beginn, Ende und Dauer je Tag sehen, nicht eine Wochensumme. Mit der Stempeluhr per PIN am Tablet stempelt jeder selbst, die MiLoG-Aufzeichnung entsteht nebenbei. Was eine Prüfung konkret verlangt, steht unter MiLoG-Dokumentationspflicht bei der Prüfung und Zeiterfassung Pflicht.

Routinen fürs Öffnen und Schließen. Fritteusentemperatur unter 175 °C, Farbkarte an der Fritteuse, Kühltemperaturen, Fettabscheider-Sichtkontrolle: Was jeden Tag geprüft werden muss, gehört in eine Routine, die der Mitarbeiter per PIN abzeichnet. So hast du den Nachweis, den die Lebensmittelüberwachung und die Acrylamid-Verordnung verlangen, ohne Zettel.

Im Imbiss entscheidet der Wareneinsatz über den Gewinn, und er entgleitet an drei Stellen: beim Einkauf ohne Liste, beim Verderb ohne Buch und beim Frittierfett, das zu früh oder zu spät gewechselt wird. Eine Inventur schreibt dir das Steuerrecht erst ab einer bestimmten Größe vor, eine monatliche Zählung lohnt sich trotzdem.

Inventur

Buchführungspflichtig mit Bilanz und Inventur wirst du nach § 141 AO erst ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Jahr, und auch dann erst ab dem Jahr nach der Mitteilung des Finanzamts. Darunter reicht die Einnahmenüberschussrechnung, in der keine Inventur vorgeschrieben ist. Für deine Wareneinsatzquote brauchst du trotzdem einen Anfangs- und Endbestand je Monat: Fleisch, Pommes, Öl, Getränke, Verpackung zählen, mehr nicht.

Bruchbuch

Was du wegwirfst, ist Wareneinsatz ohne Umsatz, und bei einer Betriebsprüfung die Lücke, die der Prüfer sich erklären lässt. Trage Verderb, abgelaufene Ware, Fehlproduktion und jeden Fettwechsel mit Menge und Grund in das digitale Bruchbuch ein, dann stimmt die Plausibilität zwischen Einkauf und Umsatz, die der Prüfer rechnet. Wie er rechnet, steht unter Betriebsprüfung vorbereiten.

Fettabscheider und Altfett

Wenn deine Gemeinde einen Fettabscheider verlangt, verlangt sie auch die Nachweise: München etwa nennt eine Entleerung alle zwei Wochen, mindestens einmal im Monat, verlangt ein Buch über die Entsorgung und will die Nachweise auf Nachfrage sehen. Lege die Entleerung als wiederkehrende Routine an und hefte die Nachweise zu den Buchhaltungsbelegen.

Einkauf

Die Einkaufsliste in Gastronario führt jeder Mitarbeiter während der Schicht: Was zur Neige geht, kommt auf die Liste, der Einkäufer sieht sie auf dem Handy. Das ersetzt den Zettel am Kühlschrank und den Anruf vom Großmarkt. Welche Hebel beim Personal bleiben, wenn der Wareneinsatz sauber ist, steht unter Personalkosten senken.

Im Imbiss ist die Kasse der Betrieb: fast alles ist Bargeld oder Karte am Tresen, und das Finanzamt darf ohne Ankündigung vorbeikommen. Drei Pflichten tragen alles: Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten (§ 146 AO), eine zertifizierte TSE an der Kasse und der Kassenabschluss mit getrennten Steuersätzen.

Kassenbuch und Zeiterfassung gehören zusammen. Der Prüfer legt den Kassenumsatz je Tag neben die gestempelten Stunden je Tag: Ein Samstag mit hohem Umsatz und einer einzigen gestempelten Person fällt auf. Deshalb sollten beide Aufzeichnungen aus demselben Tag stammen und zueinander passen, siehe Kassenbuch und Zeiterfassung.

Kanzlei-Zugang. Deine Steuerkanzlei bekommt in Gastronario einen eigenen Zugang und holt sich die Stunden als DATEV-, CSV- oder PDF-Export selbst. Die Lohnabrechnung braucht so keine Zettelübergabe mehr, und die Fristen oben (10. und drittletzter Bankarbeitstag) hängen nicht mehr an deinem Posteingang.