Ein Catering führen: Kennzahlen, Jahr, Personal, Ware und Kasse

Wareneinsatzquote, Personalkostenquote und Umsatz je Personalstunde, und zwar je Event berechnet, weil ein Catering kein Tagesgeschäft hat, über das sich Ausreißer glätten. Der DEHOGA-Zahlenspiegel nennt für Caterer Umsatz- und Beschäftigtenzahlen, keine Kostenquoten. Deshalb hier die Rechenwege und die Branchenzahlen, die es gibt.

Wie berechne ich die drei Kennzahlen?

Rechne die Quoten nach jedem Event und einmal im Monat kumuliert. Wenn die Stunden je Schicht sauber erfasst sind, liefert der CSV-Export aus Gastronario die Personalstunden je Event; die Ware kommt aus den Lieferscheinen, die du der Einkaufsliste zuordnest.

Welche Branchenzahlen gibt es?

Die Zahl, die dich am meisten angeht, steht in der zweiten und dritten Zeile: Nominal wächst die Branche, real schrumpft sie. Wer seine Preise nicht mindestens mit den Ware- und Personalkosten mitzieht, verliert Marge, ohne es im Umsatz zu sehen. Mehr Hebel zur Personalseite unter Personalkosten in der Gastronomie senken.

Das Catering-Jahr hat typischerweise zwei Spitzen, die Sommersaison mit Hochzeiten und Firmenfesten und die Weihnachtsfeiern im November und Dezember, und eine ruhige Zeit im Januar und Februar. Die Steuertermine dagegen kommen jeden Monat gleich; die Tabelle legt beides übereinander. Prüfe die Minijob-Grenze nicht erst, wenn die Lohnabrechnung sie reißt, sondern im Dienstplan, bevor die Spitze beginnt.

Zu den Terminen: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist nach § 18 UStG bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig; Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr, bei mehr als 9.000 Euro Umsatzsteuer im Vorjahr der Monat, und bei höchstens 2.000 Euro kann das Finanzamt dich von der Voranmeldung befreien. Die Lohnsteuer-Anmeldung folgt nach § 41a EStG demselben Zehnten; der Zeitraum ist monatlich, vierteljährlich bei höchstens 5.000 Euro Lohnsteuer im Vorjahr, jährlich bei höchstens 1.080 Euro. Die Sozialversicherungsbeiträge sind nach § 23 SGB IV spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig. Einkommensteuer-Vorauszahlungen stehen in § 37 EStG (10. März, Juni, September, Dezember), Gewerbesteuer-Vorauszahlungen in § 19 GewStG (15. Februar, Mai, August, November). Die Steuererklärung ist nach § 149 AO sieben Monate nach Jahresende fällig, mit Steuerberater erst Ende Februar des übernächsten Jahres. Der Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft geht nach § 99 SGB IV bis zum 16. Februar elektronisch raus. Dazu kommt alle zwei Jahre die Wiederholungsbelehrung nach § 43 IfSG, die du selbst durchführst und dokumentierst; leg sie in den Januar.

Je Event, mit festen Rollen (Fahrer, Küche, Service, Spüle) und mit Stunden, die beim Beladen im Betrieb beginnen und nach dem Ausräumen enden; der Dienstplan muss die Minijob-Grenze, die Höchstarbeitszeit und die Ruhezeit bis zum nächsten Event kennen, bevor du die Schicht an die Aushilfe schickst.

Welche Regeln greifen bei einem Abendevent?

Ein Beispiel, das jeder Caterer kennt: Beladen 14 Uhr, Abfahrt 15 Uhr, Service bis 23 Uhr, zurück im Betrieb um 0:30 Uhr. Das sind zehneinhalb Stunden Anwesenheit; nur wenn die Pause von 45 Minuten wirklich genommen wird, bleibt die Arbeitszeit mit neun Stunden 45 Minuten unter der Zehn-Stunden-Grenze aus § 3 ArbZG, und jede Verzögerung beim Ausräumen reißt sie. Die Pause muss deshalb im Plan stehen, nicht nur im Kopf. Wer am nächsten Morgen um 8 Uhr für den Brunch beladen soll, hat nur siebeneinhalb Stunden Ruhezeit und darf so nicht eingeplant werden. Teile solche Tage in zwei Teams: eines für Aufbau und Service, eines für Abbau und Rückfahrt. Mehr zu den Regeln unter Arbeitszeitgesetz in der Gastronomie, Ruhezeit in der Gastronomie und Schichtplanung in der Gastronomie; für Schüler als Aushilfen gilt zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz.

Wie hilft Gastronario dabei?

• Schichtplanung je Event mit Verfügbarkeiten, Tausch und Abwesenheiten: Aushilfen tragen ein, wann sie können, du besetzt das Event aus dem Pool.
• Wettervorhersage im Dienstplan: Bei Außenevents entscheidet das Wetter über Zelt, Heizpilze und die Zahl der Servicekräfte; die Vorhersage steht direkt neben der Schicht.
• Minijob-Grenzwarnung je Mitarbeiter: Der Plan zeigt vor dem Dezember, wer die Grenze reißen würde.
• ArbZG-Prüfung: Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit werden beim Planen geprüft, nicht erst in der Betriebsprüfung.
• Stempeluhr per PIN am Tablet: Das Terminal fährt mit zum Event; die MiLoG-Aufzeichnung entsteht am Einsatzort, nicht Tage später aus der Erinnerung.
• Export nach DATEV, CSV und PDF und ein Kanzlei-Zugang für die Lohnabrechnung.

Was die Zeiterfassung für Catering im Einzelnen kann und was sie kostet, steht auf der Produktseite und unter Preise. Die Pflicht dahinter erklärt Zeiterfassung: Was ist Pflicht?, die Grenzen der Minijobs die Seite zur Minijob-Grenze.

Mit drei Routinen je Event: Mengen aus der Gästezahl und der Buffetkarte ableiten, Bruch an Mietgeschirr und Gläsern am selben Abend aufschreiben, und den Rücklauf beim Ausladen nach Temperatur sortieren. Dazu kommt einmal im Monat eine Inventur des Trockenlagers und der Getränke.

Was gehört in die Mengenplanung?

Die Buffetkarte je Eventtyp ist deine Rezeptur: Gramm je Komponente und Gast, multipliziert mit der bestätigten Gästezahl, ergibt die Einkaufsliste für das Event. Rechne den Verbrauch nach dem Event zurück (bestellt, verbraucht, zurück, entsorgt), dann wird die Planung mit jedem Event genauer. Überproduktion ist beim Catering die häufigste Form von Wareneinsatz ohne Umsatz, weil ein leeres Buffet schlimmer aussieht als ein voller Müllsack; die Rückrechnung zeigt dir, wo du zu viel kochst.

Warum braucht ein Catering ein Bruchbuch?

Weil Mietgeschirr und eigene Gläser bei jedem Event Verluste haben, die niemand sieht, bis die Rechnung des Vermieters kommt. Ein digitales Bruchbuch hält fest, was bei welchem Event kaputtging; nach zehn Events weißt du, ob der Bruch beim Transport, beim Service oder beim Spülen entsteht, und ob Mieten oder Kaufen für dich günstiger ist.

Wie gehe ich mit Rücklauf und Kühlkette um?

Die Kühlkette darf nach Anhang II Kapitel IX der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 nicht unterbrochen werden, und das Veterinäramt des Kreises Paderborn verlangt die Temperaturen aus DIN 10508 ausdrücklich auch bei allen Transportvorgängen: leicht verderbliche Lebensmittel höchstens 7 Grad, Geflügel 4 Grad, roher Fisch 2 Grad, Tiefkühlware minus 18 Grad, heiß gehaltene Speisen mindestens 60 Grad und höchstens drei Stunden. Für den Rücklauf heißt das: Was beim Ausladen über der Grenze liegt, wird entsorgt und als Verlust gebucht, nicht wieder eingelagert. Ein Temperaturlogger je Kühlbox und ein Messprotokoll je Event (Verladen, Ausladen, Buffetbeginn, Buffetende) sind dein HACCP-Nachweis nach Art. 5 der Verordnung. Rückstellproben sind nach dem Merkblatt des LAVES außerhalb der Fälle der §§ 3 und 3a ZoonoseV (eigene Untersuchungen auf Zoonoseerreger, Meldung nach Art. 19 Abs. 3 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002) nicht Pflicht, aber empfohlen: 100 Gramm je Komponente nach DIN 10526, minus 18 Grad, mindestens sieben Tage, besser 14.

Routinen fürs Beladen und für die Rückkehr (Kühlboxen gemessen, Fahrzeug gereinigt, Rücklauf sortiert, Bruch eingetragen) lassen sich in Gastronario als Routinen anlegen, die der Mitarbeiter per PIN abzeichnet; so steht am nächsten Morgen fest, wer wann was geprüft hat.

Die meisten Caterings rechnen per Rechnung ab und brauchen deshalb keine Registrierkasse; sobald du aber Bargeld annimmst, etwa an einem Stand oder bei Privatfeiern, gelten die Regeln für Kassen in voller Höhe. In beiden Fällen prüft das Finanzamt, ob jeder Umsatz einzeln, vollständig und zeitgerecht erfasst ist.

Ohne Kasse brauchst du trotzdem eine lückenlose Rechnungsnummernfolge, ein Kassenbuch für die Barkasse (Trinkgeld, Auslagen, kleine Bareinnahmen) und eine Ablage, die Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Zahlung je Event zusammenhält. Wie Kassenbuch und Zeiterfassung in der Betriebsprüfung zusammen gelesen werden, steht unter Kassenbuch und Zeiterfassung; was die Prüfer am Personal interessiert, unter Betriebsprüfung in der Gastronomie vorbereiten und MiLoG-Dokumentationspflicht in der Prüfung. Die Anforderungen an digitale Aufzeichnungen, auch an die Zeiterfassung, erklärt GoBD und Arbeitszeiterfassung; die Kassenregeln im Detail Kassensicherungsverordnung und TSE.

Für Trinkgeld, das Firmenkunden auf die Rechnung setzen oder bar für das Team geben, gilt eigenes Steuerrecht; siehe Trinkgeld versteuern in der Gastronomie.