Ein Catering eröffnen: Schritt für Schritt

Zwischen rund 13.000 Euro (Mietküche, Transporter mit Kühlboxen, Mietgeschirr) und rund 71.000 Euro (eigene Produktionsküche, gebrauchtes Kühlfahrzeug, eigenes Geschirr) liegt die Spanne unserer Beispielrechnung. Die Behördengebühren sind darin der kleinste Posten; teuer sind Küche, Fahrzeug und die Rücklage für die ersten Monate.

Beispielrechnung. Annahme: zwei Gründer, Mittelstadt, Start mit Buffets und Fingerfood für 30 bis 150 Personen, Aushilfen für die Events, keine eigene Gastfläche. Alle Spannen ohne Quelle sind unsere Annahmen und keine Marktpreise; hol dir vor dem Finanzplan drei Angebote.

Was in der Tabelle fehlt: dein eigener Lebensunterhalt in der Anlaufphase und die Vorfinanzierung der Ware, denn Firmenkunden zahlen oft erst nach dem Event. Wie du beides finanzierst, steht unter Gastronomie finanzieren; die steuerlichen Weichen (Kleinunternehmer, Rechtsform, Umsatzsteuer) unter Steuern bei der Gründung.

Mit einer Mietküche oder einer übernommenen, eingerichteten Küche kannst du in 1 bis 3 Wochen das erste kleine Event beliefern; mit eigener Küche, Umbau oder Nutzungsänderung dauert es Monate (Annahme: vier Monate und mehr). Die Registrierung als Lebensmittelbetrieb und die Hygienebelehrung sind schnell erledigt, die Zeit frisst die Küche.

Weg 1: Mietküche oder übernommene Küche, erste kleine Events

Die Behördenschritte dauern Tage: Die Registrierung als Lebensmittelbetrieb ist eine Meldung ohne Bescheid, die Gewerbeanmeldung ist erst mit dem Betriebsbeginn fällig (§ 14 GewO). Der eine Termin, der den Start setzen kann, ist die Erstbelehrung beim Gesundheitsamt für alle, die Speisen anfassen: Die Bescheinigung darf beim Start höchstens drei Monate alt sein (§ 43 IfSG), also buchst du sie am ersten Tag. Eine Gaststättenanzeige oder -erlaubnis brauchst du beim klassischen Catering nicht (Abschnitt unten); sobald du selbst einen Ausschank oder ein Lokal betreibst, gelten die Fristen deines Landes, in Baden-Württemberg die Anzeige in der Regel sechs Wochen vorher mit IHK-Unterrichtungsnachweis (Gaststättenerlaubnis).

Der Soft-Start beim Catering heißt: kleine Karte, kleine Veranstaltungen (Privatfeiern, Firmenfrühstück), keine Werbung. So kommt vom ersten Auftrag an Geld herein, und du festigst in den ersten Wochen die Abläufe: Beladen, Kühlkette, Aufbau, Rücklauf. Erst dann nimmst du Hochzeiten und große Buffets an. In Gastronario planst du die Helfer je Event als Schichten, die Minijob-Grenzwarnung zeigt dir, wenn eine Aushilfe im Monat zu viele Stunden sammelt, und die Stempeluhr am Tablet zeichnet die Arbeitszeit ab dem ersten Einsatz auf (Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz).

Weg 2: Eigene Küche, Umbau oder Nutzungsänderung

Richtest du eigene Räume als Produktionsküche ein, rechne mit Monaten (Annahme: vier Monate und mehr, mit Nutzungsänderung länger). Die Zeit geht in drei Posten: das Bauamt (Nutzungsänderung, Dauer je Bauaufsicht), die Lieferzeiten der Küchentechnik und Kühlung und die Handwerker für Abluft, Strom und Wasser. Erst das Bauamt, dann der Mietvertrag. Die Behördenschritte aus der Tabelle oben legst du in die letzten Wochen vor dem ersten Event, in derselben Reihenfolge.

Die Reihenfolge aller Behördenschritte für jede Betriebsart steht in der Gründer-Checkliste.

Ein Catering braucht die Gewerbeanmeldung, die Registrierung als Lebensmittelbetrieb und die Bescheinigung nach § 43 IfSG für jeden Mitarbeiter mit Lebensmittelkontakt; eine Gaststättenerlaubnis brauchst du nur, wenn du selbst einen jedermann zugänglichen Betrieb mit Alkoholausschank führst. Die gemeinsamen Schritte aller Gastro-Gründer sind unter Gewerbeanmeldung, Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz und Kassensicherungsverordnung beschrieben; hier geht es nur um das, was beim Catering anders ist.

Warum ist ein Catering meist keine Gaststätte?

Nach § 1 GastG betreibt ein Gaststättengewerbe, wer gewerbsmäßig Getränke oder zubereitete Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle verabreicht, wenn der Betrieb jedermann oder bestimmten Personenkreisen zugänglich ist. Beim klassischen Catering lieferst oder servierst du beim Kunden, auf dessen geschlossener Veranstaltung; einen eigenen, für Gäste zugänglichen Betrieb gibt es nicht. Dazu kommt § 2 Abs. 2 GastG: Alkoholfreie Getränke und zubereitete Speisen sind auch dort erlaubnisfrei, wo das Bundesgesetz gilt.

Anders liegt der Fall in drei Situationen:

• Öffentliche Veranstaltung mit Alkoholausschank (Stadtfest, Weihnachtsmarkt, Konzert mit Kartenverkauf): Der Betrieb ist jedermann zugänglich, also Gaststättengewerbe nach § 1 GastG; bei einem Stand, der nur für die Dauer der Veranstaltung steht, greift § 1 Abs. 2 GastG. In den Ländern mit Bundes-GastG kann der Ausschank aus besonderem Anlass nach § 12 GastG vorübergehend und auf Widerruf gestattet werden; in den Ländern mit eigenem Gaststättengesetz gilt deren Verfahren. In Baden-Württemberg zeigst du den vorübergehenden Gaststättenbetrieb bei der Gemeinde an, grundsätzlich zwei Wochen vorher (die Gemeinde kann von der Frist absehen); er ist weiterhin nur aus besonderem Anlass möglich, also bei einem kurzfristigen, nicht häufigen Ereignis wie Stadtfest oder Weihnachtsmarkt, ein regelmäßiger Wochenmarkt zählt nicht (Factsheet des Wirtschaftsministeriums Baden-Württemberg). Kläre im Vertrag, ob du oder der Veranstalter die Gestattung oder Anzeige beantragt.
• Eigenes Lokal oder eigener Ausschank, etwa ein Mittagstisch in der Produktionsküche oder eine feste Eventlocation: Dann bist du Gaststätte wie jedes Restaurant, und dann gehört auch die IHK-Gaststättenunterrichtung dazu. In Baden-Württemberg ist sie Teil der Anzeige für jede Gaststätte, auch ohne Alkohol (Kurs höchstens sechs Stunden; befreit, wer eine Ausbildung hat, die die Grundzüge des Lebensmittelrechts vermittelt); ohne Nachweis ist die Anzeige unvollständig, die Behörde kann den Betrieb untersagen (§ 2 Abs. 4 LGastG), und es ist eine Ordnungswidrigkeit (§ 11 Abs. 1 LGastG). In den Ländern mit Bundes-GastG ist sie Voraussetzung der Erlaubnis, also nur mit Alkohol nötig (§ 4 Abs. 1 Nr. 4 GastG). Fristen und Nachweise je Land unter Gaststättenerlaubnis.
• Verkaufsstand oder Foodtruck an wechselnden Orten: Das ist Reisegewerbe, siehe Foodtruck-Genehmigung.

Welche Regel in deinem Bundesland gilt, mit Fristen und Zuständigkeiten für alle 16 Länder, steht unter Gaststättenerlaubnis. Das Gaststättenrecht ist Landesrecht; nimm keine Aussage aus einem anderen Land für bare Münze.

Welche Behörde registriert den Lebensmittelbetrieb?

Nach Art. 6 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 meldet jeder Lebensmittelunternehmer der zuständigen Behörde jede Betriebsstätte unter seiner Kontrolle, damit sie eingetragen wird; Änderungen und die Schließung meldest du ebenfalls. Zuständig ist die Lebensmittelüberwachung deines Landkreises oder deiner kreisfreien Stadt, meist das Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt. Die Registrierung ist eine Meldung, keine Genehmigung: Du wartest auf keinen Bescheid, aber du darfst nicht ohne sie starten. Details unter Lebensmittelbetrieb registrieren.

Mit der Registrierung kommt die Pflicht aus Art. 5 derselben Verordnung: ein ständiges Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen. Für ein Catering heißt das konkret: kritische Punkte sind Kühlkette, Transport, Heißhaltung und Rücklauf, und zu jedem gehört ein Grenzwert, eine Messung und ein Protokoll. Für die Mitarbeiter verlangt § 4 LMHV Fachkenntnisse über den Umgang mit leicht verderblichen Lebensmitteln, nachgewiesen durch eine Schulung; wer eine Berufsausbildung abgeschlossen hat, die Kenntnisse im Verkehr mit Lebensmitteln einschließlich der Lebensmittelhygiene vermittelt (etwa als Koch), gilt nach § 4 Abs. 2 LMHV als geschult.

Ein Catering braucht vor allem Ausstattung, die Temperatur hält und Wege übersteht: Kühlung im Fahrzeug, Thermoboxen, Chafing-Dishes und Messgeräte; die Küche selbst kann am Anfang gemietet sein. Die Spannen unten sind Annahmen für den Start mit Buffets bis 150 Personen.

Zwei Ratschläge aus der Praxis der Lebensmittelüberwachung: Lagere Kühlware im Fahrzeug so, dass das empfindlichste Lebensmittel die Temperatur vorgibt (rohes Geflügel also nicht neben dem Käse, der 10 Grad verträgt), und behandle jeden Rücklauf wie Neuware, die eine Wareneingangskontrolle braucht. Was Bruch an Mietgeschirr kostet, siehst du erst, wenn du ihn aufschreibst; das Bruchbuch ist dafür gemacht.

Bevor der erste Servicemitarbeiter beim ersten Event steht, brauchst du eine Betriebsnummer, die Sofortmeldung an die Rentenversicherung spätestens bei Arbeitsbeginn und eine Zeiterfassung, die Beginn, Ende und Dauer jedes Einsatzes festhält. Alle drei Pflichten gelten ab der ersten Aushilfe, auch wenn sie nur vier Stunden bei einer Hochzeit arbeitet.

Sofortmeldung: gilt sie für Catering? § 28a Abs. 4 SGB IV nennt das „Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe“, definiert den Begriff aber nicht und verweist nicht auf das Gaststättengesetz; dass ein Catering ohne eigenes Lokal nach § 1 GastG keine Gaststätte ist, entscheidet die Frage also nicht. Für dich heißt das: Melde sofort. Die Meldung kostet nichts, eine fehlende Sofortmeldung ist nach § 111 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV eine Ordnungswidrigkeit mit bis zu 25.000 Euro Geldbuße, und bei einer Zollkontrolle auf dem Event müsstest du erst beweisen, dass du nicht unter die Liste fällst. Dieselbe Branchenliste steht hinter der Ausweispflicht nach § 2a SchwarzArbG und der Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG; die Aufzeichnung gilt für Minijobber ohnehin, unabhängig von der Branche.

Minijob oder kurzfristige Beschäftigung? Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat, der Mindestlohn bei 13,90 € je Stunde; das sind rund 43 Stunden im Monat, ein einziges Hochzeitswochenende mit Aufbau, Service und Abbau kann die Hälfte davon kosten. Für Saisonspitzen gibt es die kurzfristige Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV: innerhalb eines Kalenderjahres auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt, von vornherein befristet; liegt der Verdienst über der Minijob-Grenze, darf die Beschäftigung zudem nicht berufsmäßig sein. Die Minijob-Zentrale behandelt beide Zeitgrenzen als gleichwertige Alternativen. Die Schritte von der Einstellung bis zur ersten Abrechnung stehen in der Checkliste Minijobber einstellen; was passiert, wenn ein Zoll-Team beim Event nach Ausweisen und Stundenzetteln fragt, unter Schwarzarbeit in der Gastronomie.

Zur Aufzeichnung selbst: Ein Zettel im Fahrzeug, den jemand nach dem Event aus dem Gedächtnis ausfüllt, ist die streitanfälligste Form der Zeiterfassung. Mit Gastronario stempeln Mitarbeiter per PIN an einem Tablet, das als Terminal mit zum Event fährt; die MiLoG-Aufzeichnung entsteht dabei von selbst, und die Minijob-Grenzwarnung je Mitarbeiter meldet sich, bevor der Dezember die Grenze reißt. Was die Aufzeichnung inhaltlich erfüllen muss, steht unter Mindestlohn-Dokumentation; alles zum Status als Arbeitgeber unter Arbeitgeber werden in der Gastronomie.

Vier Dinge: Du bist meist keine Gaststätte, aber in jedem Fall ein registrierungspflichtiger Lebensmittelbetrieb; deine Kühlkette hat einen Transportabschnitt, den kein Restaurant kennt; und dein Personalbedarf schwankt von null auf dreißig Köpfe an einem Samstag, was Minijob-Grenzen und Arbeitszeitgesetz anders belastet als ein Betrieb mit festen Öffnungszeiten.

Welche Temperaturen gelten für die Kühlkette?

Die Kühlkette darf nach Anhang II Kapitel IX der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 nicht unterbrochen werden. Welche Temperaturen das konkret heißt, steht in DIN 10508; das Veterinäramt des Kreises Paderborn fasst sie in einem Merkblatt so zusammen und verlangt sie ausdrücklich auch bei allen Transportvorgängen:

Für dein HACCP-Konzept folgt daraus eine Messkette: Temperatur beim Verladen, beim Ausladen, zu Beginn des Buffets und am Ende. Ein Logger je Kühlbox liefert die Kurve dazwischen. Beim Rücklauf gilt: Was die Grenze verlassen hat, geht nicht zurück ins Lager.

Rückstellproben sind für ein Catering nicht gesetzlich vorgeschrieben, außer in den Fällen der §§ 3 und 3a ZoonoseV: wenn du selbst mikrobiologische Untersuchungen auf Zoonoseerreger durchführst oder der Behörde eine Meldung nach Art. 19 Abs. 3 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 machst (dann mindestens 150 Gramm, mindestens sieben Tage ab der Meldung). Das Landesamt LAVES empfiehlt sie trotzdem für die Gemeinschaftsverpflegung, weil du damit im Reklamationsfall belegen kannst, dass deine Speisen nicht die Ursache waren: mindestens 100 Gramm je Menükomponente nach DIN 10526, tiefgefroren bei minus 18 Grad, mindestens sieben Tage, besser 14, mit Bezeichnung, Namenskürzel sowie Tag und Zeitpunkt der Entnahme auf dem Gefäß.

Wie plane ich Event-Personal mit Minijob-Spitzen?

Das Problem ist die Verteilung, nicht die Summe: Zwölf Hochzeiten im Sommer und zehn Weihnachtsfeiern im Dezember bringen einen Minijobber in zwei Monaten über die Grenze, auch wenn das Jahr im Schnitt passt. § 8 Abs. 1b SGB IV erlaubt ein Überschreiten nur, wenn es nicht vorhersehbar war, in höchstens zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres (das Gesetz bildet es für den jeweiligen Abrechnungsmonat, es ist nicht das Kalenderjahr) und mit einem Verdienst von jeweils höchstens dem Doppelten der Grenze, 2026 also 1.206 €; eine geplante Weihnachtssaison ist vorhersehbar. Drei Wege, die zusammen funktionieren:

1. Kurzfristig Beschäftigte für die Spitzen (Studenten in den Semesterferien, Schüler, Rentner mit Hauptjob anderswo): bis zu drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr, ohne Entgeltgrenze, aber über der Minijob-Grenze nicht berufsmäßig.
2. Minijobber mit Stundendeckel je Monat: 2026 sind das rund 43 Stunden bei Mindestlohn; wer mehr zahlt, hat weniger Stunden. Die Minijob-Grenze und ihre Fallen stehen im Detail unter Minijob: die 603 €-Grenze.
3. Ein kleiner fester Kern für Küche und Logistik, der die Qualität hält, während die Aushilfen wechseln.

Dazu kommt das Arbeitszeitgesetz, das bei einem Abendevent schneller greift als der Dienstplan zeigt: Die Arbeitszeit beginnt nach § 2 ArbZG mit dem Beginn der Arbeit, also beim Beladen im Betrieb, und endet nach dem Ausräumen; Beladen um 14 Uhr, Service bis 23 Uhr und Rückfahrt sind mehr als die zehn Stunden, die § 3 ArbZG als Obergrenze setzt. Nach § 4 ArbZG sind ab sechs Stunden 30 Minuten Pause fällig, ab neun Stunden 45 Minuten; nach § 5 ArbZG folgen elf Stunden Ruhezeit, in Einrichtungen zur Bewirtung mindestens zehn mit Ausgleich im Kalendermonat. Sonntagsarbeit ist in Einrichtungen zur Bewirtung nach § 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG erlaubt, aber nach § 11 ArbZG bleiben mindestens 15 Sonntage im Jahr frei, und jeder gearbeitete Sonntag braucht einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen. Alles dazu unter Arbeitszeitgesetz in der Gastronomie und Ruhezeit in der Gastronomie. Gastronario prüft Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit im Dienstplan, bevor die Schicht steht; die kommerzielle Seite dazu ist Zeiterfassung für Catering.