Eine Bäckerei führen: Zahlen, Personal, Kasse

Die drei Kennzahlen, die eine Bäckerei steuern, sind Wareneinsatzquote, Personalkostenquote und Umsatz je Personalstunde; für keine davon veröffentlicht der Zentralverband eine Branchenspanne, deshalb musst du sie aus deinen eigenen Zahlen rechnen. Was es an belastbaren Branchenzahlen gibt, stammt aus der Jahresstatistik des Zentralverbands des Deutschen Bäckerhandwerks.

Der Durchschnittsumsatz je Betrieb sagt für eine Bäckerei mit einem Laden wenig, weil er die Filialisten mit Dutzenden Verkaufsstellen enthält. Vergleiche dich deshalb nicht mit dem Durchschnitt, sondern mit deinem eigenen Vorjahr und Vormonat.

So rechnest du die drei Kennzahlen

• Wareneinsatzquote = Wareneinsatz geteilt durch Nettoumsatz. Wareneinsatz ist Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand des Monats, also Mehl, Hefe, Fette, Zucker, Füllungen, Kaffee und Verpackung. Ohne Inventur am Monatsende rechnest du mit dem Einkauf statt dem Verbrauch und siehst Schwankungen, die es nicht gibt.
• Personalkostenquote = Personalkosten geteilt durch Nettoumsatz. Personalkosten sind Bruttolöhne plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung plus Umlagen und Berufsgenossenschaft, plus Nachtzuschläge der Backstube. Dein eigenes Gehalt oder einen kalkulatorischen Unternehmerlohn rechnest du dazu, sonst sieht die Quote besser aus, als sie ist.
• Umsatz je Personalstunde = Nettoumsatz geteilt durch alle bezahlten Stunden im selben Zeitraum, getrennt für Backstube und Verkauf. Diese Zahl zeigt dir, welche Verkaufsstunden am Nachmittag sich nicht mehr tragen.

Die Stunden für die dritte Kennzahl kommen aus der Zeiterfassung, nicht aus dem Dienstplan: Geplant und gestempelt unterscheiden sich in der Bäckerei um die Minuten vor Ladenöffnung und nach Ladenschluss, die niemand plant, aber jeder arbeitet. Wie du Personalkosten senkst, ohne am Mindestlohn zu rütteln, steht unter Personalkosten in der Gastronomie senken.

Das Bäckerjahr hat zwei Spitzen, Weihnachten mit Stollen und Plätzchen und Fasching bis Ostern mit Krapfen und Osterbrot, dazu monatlich dieselben Melde- und Steuertermine. Die Termine unten gelten für jeden Arbeitgeber; die Spalte zur Minijob-Grenze erinnert dich daran, wann du die Stundenkonten der Aushilfen prüfen musst, bevor ein Monat über 603 € läuft.

Jeden Monat: Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG); Lohnsteuer-Anmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums (§ 41a EStG); Beitragsnachweis zwei Arbeitstage vor Fälligkeit (§ 28f Abs. 3 SGB IV) und Sozialversicherungsbeiträge am drittletzten Bankarbeitstag (§ 23 Abs. 1 SGB IV). Ob Umsatzsteuer und Lohnsteuer monatlich oder vierteljährlich fällig sind, legt das Finanzamt nach dem Vorjahr fest.

Wie Sonderzahlungen angerechnet werden und wie ein Überschreiten der Grenze behandelt wird, steht unter Minijob-Grenze und Minijob-Grenze im Blog.

Plane die Backstube und den Verkauf als zwei Dienstpläne mit einer Übergabe: Die Backstube arbeitet in der gesetzlichen Nachtzeit, die in Bäckereien und Konditoreien von 22 bis 5 Uhr läuft (§ 2 Abs. 3 ArbZG), der Verkauf arbeitet in kurzen Schichten mit Minijobbern und Teilzeitkräften. Beide Pläne müssen dieselbe Ruhezeit von elf Stunden einhalten, und genau dort reißt es, wenn der Geselle abends noch beim Reinigen hilft und um 3 Uhr wieder anfängt (Ruhezeit in der Gastronomie).

Backstube

Die steuerfreien Zuschläge nach § 3b EStG sind nur steuerfrei, wenn du die Nachtstunden je Mitarbeiter einzeln nachweisen kannst. Eine Stempeluhr, die den Beginn um 2:58 Uhr festhält, ist dafür der Beleg; ein Dienstplan mit „Frühschicht“ ist es nicht.

Verkauf

Im Verkauf gelten Mindestlohn von 13,90 € je Stunde und die Minijob-Grenze von 603 €, also rund 43 Stunden im Monat je Aushilfe. Pausen bei mehr als sechs und mehr als neun Stunden sowie die Höchstarbeitszeit stehen unter Arbeitszeitgesetz in der Gastronomie; ob und wie du den Dienstplan vorab bekanntgeben musst, unter Schichtplanung: was Pflicht ist. Wetter spielt im Verkauf eine kleinere Rolle als im Café, aber nicht keine: Bei Regen bleibt die Laufkundschaft aus, bei Sonne füllt sich die Bank vor der Tür; mit einer Wettervorhersage im Dienstplan siehst du beim Planen, welcher Samstag den dritten Verkäufer braucht.

Was Gastronario davon abnimmt

Die Stempeluhr am Tablet nimmt Beginn und Ende per PIN und schreibt die Aufzeichnung, die § 17 MiLoG für jeden Minijobber verlangt; die ArbZG-Prüfung meldet verkürzte Ruhezeiten zwischen Spätdienst und Frühschicht, bevor der Plan veröffentlicht wird; die Minijob-Grenzwarnung je Mitarbeiter zeigt den Monatsstand, bevor die Grenze reißt. Routinen fürs Öffnen (Ofen, Theke, Kasse, Preisschilder) und Schließen (Retouren zählen, Kühlung, Kasse) zeichnet das Team per PIN ab, sodass du morgens siehst, was abends nicht gemacht wurde. Wie das in der Bäckerei konkret aussieht, steht unter Zeiterfassung für Bäckereien.

Bruch heißt in der Bäckerei vor allem Retoure: alles, was abends noch im Regal liegt, dazu Fehlbacken, Bruch beim Schneiden und abgelaufene Sahneware. Wer die Retoure nicht täglich je Artikel zählt, backt jeden Tag dieselbe Menge zu viel und sieht es erst in der Wareneinsatzquote am Monatsende.

Retoure und Bruch

Zähle am Ladenschluss je Artikel, was übrig ist, und trage es in ein Bruchbuch ein, mit Grund: Überproduktion, Fehlbacken, Bruch, abgelaufen. Nach zwei Wochen siehst du je Wochentag, welche Artikel du zu reichlich backst, und passt die Backliste an. Eine Retourenquote, die du dir vornimmst, ist eine Zielgröße aus deinen eigenen Zahlen; eine Branchenspanne dafür gibt es nicht als belastbare Quelle.

Einkauf

Mehl, Hefe, Fette und Verpackung bestellst du nach Verbrauch, nicht nach Gefühl: Die Einkaufsliste, in die die Backstube beim Leerwerden einträgt, ersetzt den Zettel am Kühlschrank und hält fest, wer wann was bestellt hat. Die Café-Ecke hat eigene Posten (Kaffee, Milch, Becher), die in dieselbe Liste gehören, sonst fehlt Milch am Samstag.

Inventur

Nimm den Bestand am Monatsende auf, zumindest für die zehn teuersten Artikel; nur dann ist die Wareneinsatzquote ein Verbrauch und kein Einkauf. Zum Jahresende brauchst du die Inventur ohnehin für den Jahresabschluss. Die Allergene deiner Rezepturen müssen für lose Ware auf Nachfrage sofort nennbar sein; wie das in der Theke praktisch geht, steht unter Allergenkennzeichnung in der Gastronomie.

Jede elektronische Kasse in der Bäckerei braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), und die Kasse muss Umsätze mit 7 und 19 Prozent getrennt erfassen, weil Speisen seit 1. Januar 2026 auch beim Verzehr vor Ort mit 7 Prozent besteuert werden, Getränke dagegen mit 19 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 15 UStG). Was die TSE verlangt und wie du die Kasse beim Finanzamt meldest, steht unter Kassensicherungsverordnung und TSE.

Die Backliste ist in der Bäckerei das, was im Restaurant die Speisekarte ist: Prüfer vergleichen Mehleinkauf, Backliste, Kassenumsatz und Retoure. Wenn Retoure und Bruch im Bruchbuch stehen, erklärt sich die Lücke zwischen gebackener und verkaufter Menge von selbst. Die Arbeitszeiten gehen als DATEV- oder CSV-Export an die Kanzlei, oder du gibst dem Steuerberater einen eigenen Zugang, dann entfällt das monatliche Zusammensuchen.

Vier Pflichten wiederholen sich in der Bäckerei in festen Abständen und werden gern vergessen, weil sie nicht monatlich anfallen: die IfSG-Belehrung alle zwei Jahre, das Angebot der arbeitsmedizinischen Untersuchung für Nachtarbeiter alle drei Jahre, die Unterweisung zum Mehlstaub und die Gefährdungsbeurteilung der Backstube.

Lege die Wiederholungstermine in denselben Kalender wie die Steuertermine, mit dem Datum der letzten Belehrung je Mitarbeiter. Bei einer Kontrolle des Gesundheitsamts ist die Frage nach der letzten Belehrung die erste, und ein Datum von vor drei Jahren ist eine Antwort, die man nicht geben will.