Ein Restaurant führen: Zahlen, Personal, Kasse

Die drei Kennzahlen, die ein Restaurant steuern, sind die Wareneinsatzquote, die Personalkostenquote und der Umsatz je Personalstunde. Für die ersten beiden gibt es eine Branchenorientierung von DEHOGA, für die dritte gibt es keine belastbare Branchenzahl; du misst sie deshalb im eigenen Betrieb und vergleichst Woche mit Woche.

Zur Einordnung: Das Gastgewerbe setzte 2025 netto 119,8 Mrd. € um, und 2024 zählte es 206.105 steuerpflichtige Unternehmen (DEHOGA, Zahlen und Fakten). Die Branchenzahlen sind aber Durchschnitte über Restaurants, Hotels und Imbisse; die Quote deines Betriebs hängt an Karte, Preisniveau und Öffnungszeiten.

Wie du die Zahlen tatsächlich berechnest

• Wareneinsatz: Anfangsbestand plus Einkäufe des Monats minus Endbestand. Ohne Monatsinventur rechnest du nur Einkäufe und siehst Verderb und Bruch nicht; dafür gibt es das Bruchbuch im Abschnitt zu Ware und Einkauf.
• Personalkosten: Bruttolöhne plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung plus Umlagen und Berufsgenossenschaft. Die Pauschalabgaben für Minijobber gehören dazu.
• Umsatz je Personalstunde: Nur mit echter Zeiterfassung sinnvoll, denn geplante Stunden und gestempelte Stunden liegen im Restaurant regelmäßig auseinander. Rechne je Tag und je Schicht, nicht je Monat, sonst verschwindet der schwache Dienstagabend im starken Samstag.

Was du tun kannst, wenn die Personalkostenquote über der Orientierung liegt, ohne Mitarbeiter zu verlieren, steht unter Personalkosten in der Gastronomie senken.

Das Restaurantjahr hat zwei Spitzen, den Terrassensommer und die Weihnachtsfeiern von Mitte November bis Silvester, und zwei ruhige Phasen im Januar und Februar sowie in den großen Sommerferien. Dazwischen liegen Termine, die jeden Monat gleich sind: Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer-Anmeldung bis zum 10. des Folgemonats (§ 18 Abs. 1 UStG, § 41a Abs. 1 EStG) und der Gesamtsozialversicherungsbeitrag spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats (§ 23 Abs. 1 SGB IV). Die Tabelle zeigt nur, was zusätzlich in den einzelnen Monat fällt.

Mit Steuerberater verschiebt sich die Abgabefrist der Steuererklärung auf den letzten Tag des Februars des zweiten Folgejahres (§ 149 Abs. 3 AO). Die Umsatzsteuer meldest du monatlich, wenn die Vorjahressteuer über 9.000 € lag, sonst vierteljährlich; für Gründungen bis Ende 2026 gilt im Gründungsjahr die voraussichtliche Steuer dieses Jahres als Maßstab, im Folgejahr ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum (§ 18 Abs. 2 UStG). Bei der Lohnsteuer gilt: vierteljährlich bei mehr als 1.080 € und höchstens 5.000 € Vorjahreslohnsteuer, jährlich bis 1.080 €, sonst monatlich (§ 41a Abs. 2 EStG). Wie die Minijob-Grenze im Detail funktioniert, steht unter Minijob-Grenze.

Ein Restaurant plant zwei Teams, Küche und Service, mit unterschiedlichen Rhythmen: Die Küche beginnt vor dem ersten Gast und endet nach der letzten Bestellung, der Service lebt von Reservierungen, Wetter und Wochentag. Der Dienstplan muss beides abbilden und dabei drei Grenzen einhalten, die der Zoll und die Gewerbeaufsicht prüfen.

Planen nach Wetter und Saison

Die Terrasse ist im Sommer der Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Monat, und sie hängt am Wetter. Plane den Service für die Terrassentage in zwei Stufen: eine Grundbesetzung, die bei Regen reicht, und eine Rufbereitschaft aus Mitarbeitern mit freier Verfügbarkeit. Gastronario zeigt die Wettervorhersage direkt im Dienstplan, sodass du am Donnerstag siehst, ob der Samstag eine Terrassenbesetzung braucht. Für die Weihnachtsfeiern gilt das Umgekehrte: Die Buchungen stehen Wochen vorher fest, und der Engpass ist die Ruhezeit zwischen einer späten Feier und dem Mittagsgeschäft am nächsten Tag.

Minijobber im Spitzenmonat

Mai, Juli und Dezember sind die Monate, in denen Minijobber im Restaurant über die Grenze laufen, weil Feiertage, Urlaubsvertretung und Weihnachtsfeiern zusätzliche Stunden bringen. Die Minijob-Grenzwarnung in Gastronario rechnet die gestempelten Stunden je Mitarbeiter laufend gegen die Grenze und meldet dir, bevor der Monat kippt. Urlaub und Krankheit gelten auch für Minijobber: Urlaubsanspruch im Minijob, Krankmeldung im Minijob.

Was Gastronario dabei übernimmt

Schichtplanung mit Verfügbarkeiten, Schichttausch und Abwesenheiten, die ArbZG-Prüfung auf Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit beim Planen, die digitale Stempeluhr per PIN am Tablet in Küche und Service, die MiLoG-Aufzeichnung daraus und Routinen fürs Öffnen und Schließen mit Abzeichnen per PIN, etwa Kühltemperaturen, Fettabscheider-Kontrolle und Kassenabschluss. Was die Zeiterfassung im Restaurant im Einzelnen leistet, steht unter Zeiterfassung für Restaurants; ob und wann ein Dienstplan Pflicht ist, unter Schichtplanung: Pflichten, die Grundlagen unter Schichtplanung in der Gastronomie und Jugendarbeitsschutz in der Gastronomie.

Die Wareneinsatzquote stimmt nur, wenn du Bestände zählst, Bruch und Verderb aufschreibst und den Einkauf aus dem tatsächlichen Verbrauch ableitest. Ohne diese drei Dinge weißt du nicht, ob 34 Prozent Wareneinsatz an den Preisen deiner Lieferanten liegen, an der Portionsgröße in der Küche oder an dem, was im Müll landet.

Inventur

Als Kaufmann musst du zu Beginn deines Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufstellen; regelmäßig ersetzte Vermögensgegenstände dürfen mit Festwert angesetzt werden, dann reicht eine körperliche Bestandsaufnahme in der Regel alle drei Jahre (§ 240 HGB). Einzelkaufleute mit höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen sind von Buchführung und Inventar befreit (§ 241a HGB). Für die Kennzahl brauchst du die Monatsbestände trotzdem: Wareneinsatz ist Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand. Eine kurze Monatsinventur von Fleisch, Fisch, Spirituosen und Wein, also den teuren Positionen, reicht dafür meistens.

Bruch und Verderb

Was weggeworfen wird, fehlt nicht nur im Rohertrag, es fehlt auch in der Erklärung, warum der Einkauf nicht zum Umsatz passt. Ein Bruchbuch hält fest, was, wann, warum und von wem entsorgt wurde: das Glas, das im Spüler zerbrochen ist, das Dessert, das zurückging, der Lachs, der am Montag nicht mehr verkäuflich war. Das digitale Bruchbuch in Gastronario führen Küche und Service am Tablet, und die Monatsauswertung zeigt dir, ob der Bruch an einer Schicht, einem Produkt oder einem Lieferanten hängt. Bei einer Betriebsprüfung ist die Differenz zwischen eingekaufter und verkaufter Menge eine der ersten Fragen; wie du dich darauf vorbereitest, steht unter Betriebsprüfung in der Gastronomie.

Einkauf

Lege für jede Station eine Mindestmenge fest und bestelle, was fehlt, nicht was gewohnt ist. Die Einkaufsliste in Gastronario füllen Küche und Theke während der Schicht; der Einkäufer sieht morgens eine Liste statt dreier Zettel. Bei neuen Produkten gehört die Allergendokumentation zum Einkauf: Die Zutatenliste des Lieferanten ist die Grundlage für die Auskunft am Tisch nach § 4 LMIDV.

Wartung, die niemand sieht

Zwei Wartungen gehören in die festen Routinen, weil sie bei Versäumnis teuer werden. Der Fettabscheider ist nach den Vorgaben der Gemeinde zu entleeren, in München alle zwei Wochen, mindestens monatlich, mit Generalinspektion alle fünf Jahre (Landeshauptstadt München); andere Gemeinden setzen eigene Intervalle in ihrer Entwässerungssatzung. Die Küchenabluft lagert Fett im Kanal ab, das eine gefährliche Brandlast bildet (BGN, Abluftanlagen); Ablagerungen und Verunreinigungen in der Lüftungsanlage, die die Gesundheit gefährden, müssen umgehend beseitigt werden (Anhang 3.6 ArbStättV); das Reinigungsintervall legt der Fachbetrieb nach Nutzung fest. Beides lässt sich als Routine mit Abzeichnen per PIN hinterlegen, damit die Entleerung nicht an der Erinnerung eines Einzelnen hängt.

Deine Kasse braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, du musst jedem Gast einen Beleg anbieten, und das Finanzamt darf die Kasse ohne Ankündigung während der Öffnungszeiten prüfen. Die Umsatzsteuer trennt seit 2026 dauerhaft Speisen und Getränke.

Die Kassen-Nachschau ist der Moment, in dem Kasse und Zeiterfassung zusammen gelesen werden: Der Prüfer sieht im Kassenjournal, wann gebucht wurde, und fragt, wer um diese Zeit gearbeitet hat. Stimmen Kassenbuch und Stempelzeiten nicht überein, ist das der Einstieg in die Außenprüfung. Wie beides zusammenpasst, steht unter Kassenbuch und Zeiterfassung; die Anforderungen an die TSE unter Kassensicherungsverordnung und TSE; was die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für Arbeitszeitdaten bedeuten, unter GoBD und Arbeitszeiterfassung.

Beim Trinkgeld musst du in der Kasse trennen: Das Trinkgeld der Gäste an deine Mitarbeiter ist für diese steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG), Trinkgeld an dich als Inhaber ist Betriebseinnahme, und Kartentrinkgeld läuft durch deine Kasse, bevor es beim Team ankommt. Die Buchungswege stehen unter Trinkgeld versteuern in der Gastronomie.

Für die Buchhaltung exportiert Gastronario die Arbeitszeiten als DATEV-, CSV- oder PDF-Datei, und über den Kanzlei-Zugang holt sich dein Steuerberater die Stunden für die Lohnabrechnung selbst. Was der Zoll bei einer Mindestlohnprüfung sehen will, steht unter MiLoG-Dokumentationspflicht in der Prüfung.