Welche Gäste müssen im Hotel noch einen Meldeschein unterschreiben?

Nur Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit. Sie unterschreiben am Ankunftstag handschriftlich einen Meldeschein mit Ankunft, Abreise, Namen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift und Passnummer und legen einen Pass vor (§§ 29, 30 BMG). Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit sind seit dem 1. Januar 2025 befreit. Bei Gruppen über zehn Personen unterschreibt nur der Reiseleiter.

Wie lange muss ich Meldescheine im Hotel aufbewahren?

Ein Jahr ab dem Tag der Abreise, danach musst du sie innerhalb von drei Monaten vernichten (§ 30 Abs. 4 BMG). Dieselben Fristen gelten für elektronisch erfasste Meldedaten. Behörden dürfen die Scheine in dieser Zeit zur Einsicht verlangen. Aufzeichnungen für die Übernachtungssteuer sind davon getrennt und länger aufzubewahren, in Hamburg zum Beispiel vier Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist.

Wie viele Stunden darf ein Nachtportier arbeiten?

Regelmäßig acht Stunden am Tag, bis zu zehn, wenn er innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen im Durchschnitt bei acht Stunden bleibt (§ 6 Abs. 2 ArbZG). Nachtarbeit ist jede Arbeit mit mehr als zwei Stunden zwischen 23 und 6 Uhr. Ohne Tarifvertrag bekommt der Nachtarbeitnehmer eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen Zuschlag, und er hat Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchungen auf deine Kosten.

Darf die Ruhezeit im Hotel kürzer als elf Stunden sein?

Ja, in Einrichtungen zur Beherbergung darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde auf zehn Stunden verkürzt werden (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Du musst das innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen ausgleichen, indem eine andere Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden verlängert wird. Spätschicht bis 23 Uhr und Frühdienst ab 7 Uhr ergeben nur acht Stunden und sind auch mit der Ausnahme nicht erlaubt.

Muss ich Übernachtungen jeden Monat an das Statistikamt melden?

Ja, sobald dein Betrieb mindestens zehn Gäste gleichzeitig beherbergen kann (§ 3 BeherbStatG). Das Gesetz verlangt monatlich Ankünfte, Übernachtungen, Herkunftsländer der Auslandsgäste und die angebotenen Betten, einmal im Jahr die Zahl der Zimmer (§ 4); auskunftspflichtig ist der Inhaber oder Leiter (§ 6). Die Meldung geht an das Statistische Landesamt deines Bundeslandes.

Wie berechne ich die Auslastung meines Hotels?

Belegte Zimmernächte geteilt durch verfügbare Zimmernächte im selben Zeitraum. Zwölf Zimmer in einem Monat mit 30 Tagen ergeben 360 verfügbare Zimmernächte; bei 185 belegten liegt die Auslastung bei 51 Prozent. Zum Vergleich: Im ersten Quartal 2026 lag die durchschnittliche Zimmerauslastung in der Hotellerie ab 25 Zimmern bundesweit bei 51,3 Prozent, zwischen 41,2 Prozent in Rheinland-Pfalz und 65,4 Prozent in Hamburg.

Wann muss ich die Übernachtungssteuer anmelden?

Das regelt deine Stadt. In Berlin gibst du die Anmeldung vierteljährlich bis zum zehnten Tag nach Quartalsende elektronisch ab und zahlst die 7,5 Prozent zum selben Tag. In Hamburg sind die Stichtage der 15. April, 15. Juli, 15. Oktober und 15. Januar, im ersten Jahr immer vierteljährlich. Bayern verbietet seinen Gemeinden eine Übernachtungssteuer, dort gibt es nur den Kurbeitrag in anerkannten Kur- und Erholungsorten nach Satzung.

Wie behalte ich die Minijob-Grenze bei Housekeeping-Aushilfen im Blick?

Rechne die Grenze in Stunden um: 603 € im Monat geteilt durch den Stundenlohn, mindestens 13,90 €, ergibt das Stundenbudget je Person. Prüfe es monatlich gegen die tatsächlich gestempelten Stunden, nicht gegen den Plan, und rechne im August hoch, ob das Jahresbudget von 7.236 € bis Dezember reicht. Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld zählen zum Jahresverdienst. Gastronario warnt je Mitarbeiter, bevor die Grenze erreicht ist.

Ein Hotel führen: Kennzahlen, Kalender, Dienstplan

Stand: Oktober 2026

Frühstücksraum eines kleinen Hotels: Eine Mitarbeiterin füllt Kaffee nach, ein Gast liest am Fenster.

Kurzantwort

Ein Hotel führen heißt, drei Rhythmen gleichzeitig zu halten: die Auslastung (im ersten Quartal 2026 lag sie in der Hotellerie ab 25 Zimmern bundesweit bei 51,3 %), die Personalkosten (die Arbeitskosten im Gastgewerbe sind seit Anfang 2022 um 34,9 % gestiegen) und die Pflichten, die nur Beherbergungsbetriebe treffen: Meldeschein für ausländische Gäste, monatliche Beherbergungsstatistik ab zehn Betten, vierteljährliche Übernachtungssteuer in Städten wie Berlin und Hamburg. Dieser Leitfaden ordnet Kennzahlen, das Jahr, den Dienstplan für die 24-Stunden-Rezeption und die Kasse. Wie du ein Hotel von Null aufbaust, steht unter Hotel eröffnen.

Welche Kennzahlen muss ich in einem kleinen Hotel kennen?

Sechs Zahlen reichen für die Steuerung eines kleinen Hauses: Zimmerauslastung, durchschnittlicher Zimmerpreis, Umsatz je verfügbarem Zimmer (RevPAR), Personalkostenquote, Wareneinsatz im Frühstück und Umsatz je Personalstunde. Für die Auslastung gibt es amtliche Vergleichswerte, für die Kostenquoten kleiner Hotels nicht; dort vergleichst du dich mit deinen eigenen Vormonaten.

Kennzahl	Formel	Anhaltspunkt mit Quelle
Zimmerauslastung	Belegte Zimmernächte geteilt durch verfügbare Zimmernächte	51,3 % bundesweit im ersten Quartal 2026 (Hotellerie ab 25 Zimmern), von 41,2 % in Rheinland-Pfalz bis 65,4 % in Hamburg (Statistisches Bundesamt, zitiert im DEHOGA-Zahlenspiegel I/2026)
Durchschnittlicher Zimmerpreis (ADR)	Logisumsatz netto geteilt durch belegte Zimmernächte	Keine amtliche Spanne. Übernachtungspreise lagen im April 2026 um 4,6 % über dem Vorjahr (Verbraucherpreisindex, zitiert im DEHOGA-Zahlenspiegel)
RevPAR	Logisumsatz netto geteilt durch verfügbare Zimmernächte, also Auslastung mal ADR	Keine amtliche Spanne; die Zahl, mit der du Monate vergleichst
Personalkostenquote	Personalkosten inklusive Arbeitgeberanteile geteilt durch Nettoumsatz	Keine amtliche Spanne für kleine Hotels. Die Arbeitskosten im Gastgewerbe sind vom ersten Quartal 2022 bis zum vierten Quartal 2025 um 34,9 % gestiegen (Arbeitskostenindex des Statistischen Bundesamtes, zitiert im DEHOGA-Zahlenspiegel)
Wareneinsatz Frühstück	Wareneinkauf für das Frühstück geteilt durch Frühstücksumsatz, zusätzlich je Frühstücksgast	Keine amtliche Spanne; rechne je Gast und vergleiche Woche für Woche
Umsatz je Personalstunde	Nettoumsatz geteilt durch geleistete Arbeitsstunden	Aus deiner Zeiterfassung, getrennt nach Rezeption, Housekeeping und Frühstück

Zur Einordnung des Marktes: Die Hotellerie hat 2025 nominal 0,6 % mehr und real 2,2 % weniger umgesetzt als 2024; im ersten Quartal 2026 waren es real 2,9 % weniger. Im Beherbergungsgewerbe gab es 2025 bundesweit 3.587 Neugründungen und 3.454 vollständige Betriebsaufgaben, dazu 200 Insolvenzen. Am 30. September 2025 arbeiteten in der Hotellerie 269.589 sozialversicherungspflichtig und 123.262 geringfügig Beschäftigte, also fast ein Drittel Minijobber (alle Zahlen: Statistisches Bundesamt und Bundesagentur für Arbeit, zitiert im DEHOGA-Zahlenspiegel I/2026). Dieser Minijob-Anteil ist der Grund, warum die Verdienstgrenze im Hotel zur Monatsroutine gehört (siehe Dienstplan).

Die Personalkostenquote rechnest du nicht aus der Lohnabrechnung, sondern aus der Zeiterfassung: Geleistete Stunden mal Stundensatz inklusive Arbeitgeberanteilen, geteilt durch den Umsatz desselben Zeitraums. Nur so siehst du den Housekeeping-Tag mit 60 % Auslastung getrennt vom Wochenende mit 95 %.

Wie sieht das Jahr in einem Hotel aus?

Bundesweit liegen die Übernachtungen im August fast beim Zweieinhalbfachen des Januars (59,4 gegenüber 25,2 Millionen im Jahr 2025, insgesamt rund 497 Millionen); dein Haus hat seine eigene Kurve, Stadthotels mit Messen, Ferienhotels mit Schulferien. Die Steuer- und Meldetermine laufen dagegen in jedem Haus gleich. Welche Übernachtungssteuer-Termine für dich gelten, hängt von deiner Stadt ab; die Tabelle nennt Berlin und Hamburg als Beispiele.

Monat	Saison und Spitzen (bundesweit, Übernachtungen 2025)	Steuer- und Meldetermine	Minijob-Grenze prüfen
Januar	Tiefpunkt, 25,2 Mio.	10.: Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer-Anmeldung (bei Monatsrhythmus), Übernachtungsteuer Berlin für das vierte Quartal; 15.: Kultur- und Tourismustaxe Hamburg; Beherbergungsstatistik für Dezember; drittletzter Bankarbeitstag: Sozialversicherungsbeiträge	Jahresplanung: 603 € mal 12 ist 7.236 € je Minijobber; Stundenbudget je Person ableiten
Februar	26,8 Mio.	10.: Voranmeldungen; Statistik für Januar; Beiträge	Januar-Verdienst gegen Grenze prüfen
März	32,6 Mio., Ostern je nach Lage	10.: Voranmeldungen; Statistik für Februar; Beiträge	Oster-Zusatzstunden einplanen, nicht nachträglich entdecken
April	40,8 Mio.	10.: Voranmeldungen, Übernachtungsteuer Berlin erstes Quartal; 15.: Taxe Hamburg; Statistik für März; Beiträge	Quartalssumme je Minijobber ziehen
Mai	47,4 Mio., Feiertagsbrücken	10.: Voranmeldungen; Statistik für April; Beiträge	Housekeeping-Stunden steigen mit der Belegung
Juni	50,4 Mio.	10.: Voranmeldungen; Statistik für Mai; Beiträge	Urlaubsvertretungen: Wer übernimmt, überschreitet leicht
Juli	56,6 Mio., Hochsaison	10.: Voranmeldungen, Übernachtungsteuer Berlin zweites Quartal; 15.: Taxe Hamburg; Statistik für Juni; Beiträge	Höchste Gefahr der Überschreitung; Grenzwarnung je Mitarbeiter täglich lesen
August	59,4 Mio., Spitze	10.: Voranmeldungen; Statistik für Juli; Beiträge	Jahressumme hochrechnen: Reicht das Restbudget bis Dezember?
September	48,5 Mio.	10.: Voranmeldungen; Statistik für August; Beiträge	Rest-Jahresbudget je Person neu verteilen
Oktober	45,7 Mio., Herbstferien, Messen	10.: Voranmeldungen, Übernachtungsteuer Berlin drittes Quartal; 15.: Taxe Hamburg; Statistik für September; Beiträge	Quartalssumme ziehen
November	32,0 Mio.	10.: Voranmeldungen; Statistik für Oktober; Beiträge	Weihnachtsgeld zählt zum Jahresverdienst
Dezember	32,1 Mio., Weihnachten und Silvester	10.: Voranmeldungen; Statistik für November; Beiträge; Meldescheine und Aufzeichnungen prüfen, deren Aufbewahrungsfrist abläuft	Jahressumme je Minijobber abschließen, Grenze für 2027 eintragen

Grundlagen: Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, monatlich oder vierteljährlich je nach Vorjahressteuer (§ 18 UStG). Lohnsteuer-Anmeldung bis zum zehnten Tag nach dem Anmeldungszeitraum, monatlich, vierteljährlich oder jährlich je nach Höhe (§ 41a EStG). Sozialversicherungsbeiträge spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats (§ 23 SGB IV). Beherbergungsstatistik monatlich ab zehn Betten (BeherbStatG). Übernachtungsteuer Berlin vierteljährlich bis zum zehnten Tag nach Quartalsende, elektronisch (§ 7 ÜnStG); Kultur- und Tourismustaxe Hamburg bis 15. April, Juli, Oktober und Januar (Merkblatt der Finanzbehörde). Kurtaxe nach Satzung deiner Gemeinde. Ob bei dir Monat oder Quartal gilt, entscheidet das Finanzamt; frag deine Kanzlei.

Wie plane ich Personal und Dienstplan im Hotel?

Plane die Rezeption als Dauerdienst mit festen Übergaben, das Housekeeping nach der Belegung von morgen und das Frühstück nach den Anreisen von heute. Drei Regeln des Arbeitszeitgesetzes und die Minijob-Grenze setzen den Rahmen; Wetter und Saison füllen ihn.

Rezeption rund um die Uhr

Regel	Was gilt	Grundlage
Nachtarbeit	Mehr als zwei Stunden zwischen 23 und 6 Uhr; ein Nachtportier arbeitet regelmäßig acht Stunden, bis zu zehn, wenn er im Monat oder in vier Wochen im Schnitt bei acht bleibt	§ 2 Abs. 3 und 4, § 6 Abs. 2 ArbZG
Ausgleich für Nachtarbeit	Ohne Tarifvertrag: angemessene bezahlte freie Tage oder Zuschlag auf das Bruttoentgelt; Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchung, ab 50 jährlich, auf deine Kosten	§ 6 Abs. 3 und 5 ArbZG
Sonn- und Feiertage	In Einrichtungen zur Beherbergung erlaubt	§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG
Ruhezeit	Elf Stunden zwischen zwei Schichten; in Beherbergungsbetrieben auf zehn verkürzbar, wenn du innerhalb eines Monats mit einer Ruhezeit von zwölf Stunden ausgleichst	§ 5 Abs. 1 und 2 ArbZG
Höchstarbeitszeit	Acht Stunden werktäglich, bis zu zehn mit Ausgleich in sechs Monaten; Pausen ab sechs Stunden	ArbZG in der Gastronomie

Die klassische Falle ist die Spätschicht bis 23 Uhr mit Frühdienst ab 7 Uhr am nächsten Tag: acht Stunden Ruhezeit, zwei zu wenig selbst mit Gastro-Ausnahme. Mehr unter Ruhezeit in der Gastronomie und ArbZG-Ruhezeiten.

Housekeeping und Frühstück nach Belegung

Die Zimmer, die eine Reinigungskraft je Stunde schafft, mal die Abreisen von morgen ergibt die Housekeeping-Stunden; die Anreisen von heute ergeben die Frühstücksgäste. Beides steht in deiner Hotelsoftware, bevor der Dienstplan geschrieben wird. Für Terrasse und Frühstück im Garten kommt das Wetter dazu: Ein Regentag im Juli braucht einen Frühstücksraum-Dienst mehr und keine Terrassenkraft. Gastronario zeigt die Wettervorhersage direkt im Dienstplan, damit du die Schicht umbesetzt, bevor sie läuft.

Minijob-Grenze im Hotel

Fast ein Drittel der Beschäftigten in der Hotellerie sind Minijobber, meist im Housekeeping und Frühstück. Die Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat, der Mindestlohn bei 13,90 € je Stunde; daraus ergibt sich ein Stundenbudget je Person, das in der Hochsaison schnell aufgebraucht ist. Gastronario warnt je Mitarbeiter, bevor die Grenze reißt, und rechnet die Stunden aus der Stempeluhr, nicht aus dem Plan. Details unter Minijob-Grenze, Urlaubsanspruch im Minijob und Krankmeldung im Minijob. Für Schüler in den Ferien gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz.

Was Gastronario im Hotel übernimmt

Stempeluhr per PIN am Tablet: ein Terminal an der Rezeption, eines im Housekeeping-Raum; jede Stunde ist MiLoG-konform aufgezeichnet (Mindestlohn-Dokumentation).
Schichtplanung mit Verfügbarkeiten, Tausch und Abwesenheiten, damit die Nachtschicht nie unbesetzt bleibt, wenn jemand ausfällt.
ArbZG-Prüfung beim Planen: Pausen, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit, auch über die Nacht hinweg.
Minijob-Grenzwarnung je Mitarbeiter.
Routinen fürs Öffnen und Schließen mit Abzeichnen per PIN: Rezeptionsübergabe, Frühstücksraum, Kassensturz, jährliche Brandschutzunterweisung.
Export nach DATEV, CSV und PDF und ein Zugang für deine Kanzlei.

Mehr zur Schichtplanung in der Gastronomie, zur Pflicht zur Schichtplanung und zur Zeiterfassungspflicht. Alles Hotel-Spezifische auf einer Seite: Zeiterfassung für Hotels.

Wie halte ich Ware, Bruch und Einkauf im Hotel im Griff?

Im Hotel garni ist das Frühstück der einzige Wareneinsatz, und er wird nach Anreisen eingekauft, nicht nach Gefühl. Dazu kommen Wäsche, Zimmerverbrauch (Kosmetik, Minibar) und Bruch im Frühstücksraum.

Bereich	Wie oft	So machst du es
Frühstückseinkauf	Täglich oder alle zwei Tage	Frühstücksgäste von morgen aus der Belegung, Einkaufsmenge je Gast; die Einkaufsliste führt die Mengen pro Lieferant
Inventur Frühstück und Minibar	Monatlich	Anfangsbestand plus Einkauf minus Endbestand ist der Wareneinsatz; die Differenz zum verkauften Minibar-Umsatz ist Schwund
Bruch	Bei jedem Vorfall	Gläser, Geschirr, Wäsche mit Fleck oder Riss ins Bruchbuch; wer, was, wann, Grund
Wäsche	Wöchentlich	Bestand der drei Garnituren je Bett zählen; was fehlt, ist Schwund oder Bruch
Lieferantenpreise	Vierteljährlich	Preis je Frühstücksgast neu rechnen; die Nahrungsmittelpreise lagen im April 2026 um 29,3 % über Januar 2022 (Statistisches Bundesamt, zitiert im DEHOGA-Zahlenspiegel)

Ein Bruchbuch lohnt sich im Hotel doppelt: Es erklärt dem Steuerberater die Differenz zwischen eingekauften und vorhandenen Gläsern, und es zeigt dir, in welcher Schicht die Verluste entstehen.

Was muss ich bei Kasse und Buchhaltung im Hotel beachten?

Die Rezeptionskasse unterliegt denselben Regeln wie jede Gastro-Kasse (TSE, Kassenbuch, Belegausgabe), und dazu kommen vier hotelspezifische Aufzeichnungen: der getrennte Umsatzsteuerausweis für Logis, Speisen und Getränke, die Aufzeichnungen für Übernachtungssteuer oder Kurtaxe, die Meldescheine ausländischer Gäste und die Arbeitszeitnachweise.

Aufzeichnung	Inhalt	Aufbewahrung	Grundlage
Kasse	Elektronische Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung, Kassenbuch bei offener Ladenkasse	Frist nach § 147 AO	Kassensicherungsverordnung und TSE, Kassenbuch und Zeiterfassung
Rechnung an den Gast	Logis 7 %, Frühstücksspeisen 7 %, Getränke 19 % getrennt; das Frühstück fällt nicht unter die 7 % der Übernachtung, auch wenn es im Zimmerpreis steckt	Frist nach § 14b UStG	§ 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 und Nr. 15 UStG
Übernachtungssteuer Berlin	Gesamtzahl und steuerpflichtige Übernachtungen je Standort, Bemessungsgrundlage ohne Umsatzsteuer; die Steuer entsteht mit der Zahlung, frühestens mit Beginn der Beherbergung	Nach Abgabenordnung	§§ 4, 6, 7 ÜnStG
Kultur- und Tourismustaxe Hamburg	Namen und Aufenthaltsdauer aller Gäste, bei Kindern nur die Zahl; Steuer je Person, nicht je Zimmer	Vier Jahre ab Ende des Entstehungsjahres	Merkblatt der Finanzbehörde Hamburg
Meldescheine ausländischer Gäste	Handschriftlich unterschriebener Schein oder elektronische Erfassung mit Zustimmung des Gastes (Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung, eID-Karte oder Aufenthaltstitel)	Ein Jahr ab Abreise, dann innerhalb von drei Monaten vernichten	§§ 29 Abs. 5, 30 Abs. 4 BMG
Arbeitszeit	Beginn, Ende, Dauer je Mitarbeiter, spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag	Mindestens zwei Jahre	§ 17 MiLoG, MiLoG-Prüfung

Berlin darf die Übernachtungssteuer unangekündigt vor Ort nachschauen (§ 9 ÜnStG); dann müssen Belegungslisten, Rechnungen und Aufzeichnungen sofort vorliegen. Wie du dich auf eine Betriebsprüfung vorbereitest, steht im Blog; wie Zeiterfassung und Kasse zusammenpassen, unter GoBD und Arbeitszeiterfassung. Mit dem Kanzlei-Zugang in Gastronario zieht dein Steuerberater die Stunden selbst, der DATEV-Export spart die Abschrift. Steuerliche Einzelfragen, etwa die Aufteilung von Pauschalen oder Langzeitvermietung über sechs Monate, gehören in die Steuerkanzlei.

Welche Pflichten gelten nur für Hotels und laufen das ganze Jahr?

Sieben wiederkehrende Pflichten treffen Beherbergungsbetriebe zusätzlich zur allgemeinen Gastro-Bürokratie: Meldeschein, Beherbergungsstatistik, Übernachtungssteuer oder Kurtaxe, Rundfunkbeitrag je Zimmer, Brandschutzunterweisung, Preisverzeichnis und IfSG-Folgebelehrung.

Pflicht	Rhythmus	Was genau	Grundlage
Meldeschein	Bei jeder Ankunft eines Gastes ohne deutsche Staatsangehörigkeit	Handschriftliche Unterschrift am Ankunftstag, gültigen Pass oder Passersatz vorlegen, Angaben vergleichen und Abweichungen vermerken; deutsche Gäste seit 1. Januar 2025 befreit	§§ 29, 30 BMG
Beherbergungsstatistik	Monatlich	Ankünfte, Übernachtungen, Herkunftsländer der Auslandsgäste und angebotene Betten an das Statistische Landesamt, Zimmer einmal im Jahr; sobald mindestens zehn Gäste gleichzeitig beherbergt werden können	§§ 3, 4, 6 BeherbStatG
Übernachtungssteuer	Vierteljährlich (Berlin, Hamburg)	Anmeldung und Zahlung; auch Geschäftsreisende sind steuerpflichtig, das hat das Bundesverfassungsgericht am 22. März 2022 bestätigt	ÜnStG Berlin, HmbKTTG, BVerfG 1 BvR 2868/15
Kurtaxe oder Kurbeitrag	Nach Satzung	In anerkannten Kur- und Erholungsorten: Gäste melden, Beitrag einziehen und abführen; in Bayern haftest du als Gesamtschuldner	Kommunalabgabengesetz des Landes, z. B. Art. 7 BayKAG
Rundfunkbeitrag	Monatlich, Zimmerzahl aktuell halten	Erstes Zimmer je Betriebsstätte frei, jedes weitere 6,12 €	§ 5 Abs. 2 RBStV
Brandschutzunterweisung	Zu Beginn und mindestens jährlich (Bayern)	Alarmierung, Verhalten im Brandfall, Hilfe für Menschen mit Behinderung; Rettungswegplan an jeder Zimmertür; Rettungswege frei halten	§ 11 BStättV (Bayern); Landesverordnung prüfen
Preisverzeichnis	Bei jeder Preisänderung	Zimmerpreise und Frühstückspreis am Eingang oder an der Anmeldestelle, inklusive aller Zuschläge	§ 13 PAngV, Preisangaben
IfSG-Folgebelehrung	Alle zwei Jahre	Für alle, die am Frühstück Lebensmittel anfassen; dokumentieren	§ 43 IfSG

Welche Übernachtungssteuer in deiner Stadt gilt und wie sie berechnet wird, steht mit Beispielen für Berlin, Hamburg und Bayern im Abschnitt Besonderheiten unter Hotel eröffnen. Die jährliche Brandschutzunterweisung und die Prüfung der Rettungswegpläne legst du am besten als Routine mit Abzeichnen an, sonst fehlt beim Besuch der Bauaufsicht der Nachweis.

Häufige Fragen

Welche Gäste müssen im Hotel noch einen Meldeschein unterschreiben?: Nur Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit. Sie unterschreiben am Ankunftstag handschriftlich einen Meldeschein mit Ankunft, Abreise, Namen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift und Passnummer und legen einen Pass vor (§§ 29, 30 BMG). Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit sind seit dem 1. Januar 2025 befreit. Bei Gruppen über zehn Personen unterschreibt nur der Reiseleiter.
Wie lange muss ich Meldescheine im Hotel aufbewahren?: Ein Jahr ab dem Tag der Abreise, danach musst du sie innerhalb von drei Monaten vernichten (§ 30 Abs. 4 BMG). Dieselben Fristen gelten für elektronisch erfasste Meldedaten. Behörden dürfen die Scheine in dieser Zeit zur Einsicht verlangen. Aufzeichnungen für die Übernachtungssteuer sind davon getrennt und länger aufzubewahren, in Hamburg zum Beispiel vier Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist.
Wie viele Stunden darf ein Nachtportier arbeiten?: Regelmäßig acht Stunden am Tag, bis zu zehn, wenn er innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen im Durchschnitt bei acht Stunden bleibt (§ 6 Abs. 2 ArbZG). Nachtarbeit ist jede Arbeit mit mehr als zwei Stunden zwischen 23 und 6 Uhr. Ohne Tarifvertrag bekommt der Nachtarbeitnehmer eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen Zuschlag, und er hat Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchungen auf deine Kosten.
Darf die Ruhezeit im Hotel kürzer als elf Stunden sein?: Ja, in Einrichtungen zur Beherbergung darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde auf zehn Stunden verkürzt werden (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Du musst das innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen ausgleichen, indem eine andere Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden verlängert wird. Spätschicht bis 23 Uhr und Frühdienst ab 7 Uhr ergeben nur acht Stunden und sind auch mit der Ausnahme nicht erlaubt.
Muss ich Übernachtungen jeden Monat an das Statistikamt melden?: Ja, sobald dein Betrieb mindestens zehn Gäste gleichzeitig beherbergen kann (§ 3 BeherbStatG). Das Gesetz verlangt monatlich Ankünfte, Übernachtungen, Herkunftsländer der Auslandsgäste und die angebotenen Betten, einmal im Jahr die Zahl der Zimmer (§ 4); auskunftspflichtig ist der Inhaber oder Leiter (§ 6). Die Meldung geht an das Statistische Landesamt deines Bundeslandes.
Wie berechne ich die Auslastung meines Hotels?: Belegte Zimmernächte geteilt durch verfügbare Zimmernächte im selben Zeitraum. Zwölf Zimmer in einem Monat mit 30 Tagen ergeben 360 verfügbare Zimmernächte; bei 185 belegten liegt die Auslastung bei 51 Prozent. Zum Vergleich: Im ersten Quartal 2026 lag die durchschnittliche Zimmerauslastung in der Hotellerie ab 25 Zimmern bundesweit bei 51,3 Prozent, zwischen 41,2 Prozent in Rheinland-Pfalz und 65,4 Prozent in Hamburg.
Wann muss ich die Übernachtungssteuer anmelden?: Das regelt deine Stadt. In Berlin gibst du die Anmeldung vierteljährlich bis zum zehnten Tag nach Quartalsende elektronisch ab und zahlst die 7,5 Prozent zum selben Tag. In Hamburg sind die Stichtage der 15. April, 15. Juli, 15. Oktober und 15. Januar, im ersten Jahr immer vierteljährlich. Bayern verbietet seinen Gemeinden eine Übernachtungssteuer, dort gibt es nur den Kurbeitrag in anerkannten Kur- und Erholungsorten nach Satzung.
Wie behalte ich die Minijob-Grenze bei Housekeeping-Aushilfen im Blick?: Rechne die Grenze in Stunden um: 603 € im Monat geteilt durch den Stundenlohn, mindestens 13,90 €, ergibt das Stundenbudget je Person. Prüfe es monatlich gegen die tatsächlich gestempelten Stunden, nicht gegen den Plan, und rechne im August hoch, ob das Jahresbudget von 7.236 € bis Dezember reicht. Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld zählen zum Jahresverdienst. Gastronario warnt je Mitarbeiter, bevor die Grenze erreicht ist.

Quellen

Stand: Oktober 2026 · Verantwortlich: Rico Klatte

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Texte entstehen mit KI-Hilfe, siehe KI-Hinweis.