Ein Hotel eröffnen: Schritt für Schritt

In der Beispielrechnung unten liegt ein Hotel garni mit zwölf Zimmern in einer gepachteten, bereits als Beherbergungsstätte genutzten Immobilie bei rund 160.000 bis 430.000 € bis zum ersten Gast. Die große Spanne kommt aus zwei Posten: Renovierung samt Brandschutz und Zimmerausstattung. Für Kosten gibt es keine amtliche Statistik, deshalb ist jede Zeile als Annahme gekennzeichnet.

Beispielrechnung. Annahmen: zwölf Zimmer, Hotel garni (Frühstück, keine Abendküche), Pacht statt Kauf, Mittelstadt, keine Nutzungsänderung nötig.

Zwei laufende Posten, die Gründer oft vergessen: Der Rundfunkbeitrag fällt je Zimmer an. Das erste Zimmer je Betriebsstätte ist beitragsfrei, für jedes weitere zahlst du ein Drittel des Beitrags, also 6,12 € im Monat (bei zwölf Zimmern 67,32 € plus der Beitrag für die Betriebsstätte selbst). Und die Übernachtungssteuer oder Kurtaxe deiner Stadt gibst du zwar an den Gast weiter, musst sie aber vorfinanzieren und anmelden (siehe unten).

Wie du die Summe finanzierst, steht unter Gastronomie-Finanzierung; was das Finanzamt beim Start wissen will, unter Steuern bei der Gründung.

Übernimmst du ein laufendes Haus, das als Beherbergungsstätte genehmigt ist, kannst du in 1 bis 3 Wochen mit einem Soft Opening starten; den Termin setzen dann nur noch ein Restaurant oder eine Bar für Gäste von außen mit Alkohol. Mit Umbau, Neubau oder Nutzungsänderung dauert es Monate (Annahme: 9 bis 18), weil Baurecht und Brandschutz den längsten Vorlauf haben.

Weg 1: Übernahme eines genehmigten Hauses mit Soft Opening

Die ehrlichen Engpässe sind zwei. Erstens das Baurecht: Nur wenn das Haus schon als Beherbergungsstätte genehmigt ist und ein Brandschutzkonzept hat, geht es schnell; das prüfst du in der Bauakte, bevor du unterschreibst. Zweitens der Alkohol an Gäste von außen: Getränke und Speisen an Hausgäste sind erlaubnisfrei (§ 2 Abs. 2 Nr. 4 GastG), ein Restaurant oder eine Bar für Gäste von außen mit Alkohol braucht in den Ländern mit Bundes-GastG die Erlaubnis mit IHK-Unterrichtungsnachweis (§ 4 Abs. 1 Nr. 4 GastG); Berlin nennt drei bis fünf Wochen Bearbeitung. In Baden-Württemberg wird jede Gaststätte, auch ohne Alkohol, über die Gewerbeanzeige angezeigt, in der Regel sechs Wochen vor Betriebsbeginn, mit dem Unterrichtungsnachweis der IHK; bei einer Betriebsübernahme kann die Gemeinde von der Frist absehen, frag das am ersten Tag (Factsheet des Wirtschaftsministeriums Baden-Württemberg). Ob dein Frühstück nur für Hausgäste dort anzuzeigen ist, fragst du die Gemeinde. Alle Länder unter Gaststättenerlaubnis. Dazu kommt der Termin für die Erstbelehrung beim Gesundheitsamt für alle, die Frühstück anfassen (die Bescheinigung darf beim Start höchstens drei Monate alt sein, § 43 IfSG). Die übrigen Behördenschritte dauern Tage; die Gewerbeanmeldung ist erst mit dem Betriebsbeginn fällig (§ 14 GewO).

Soft Opening heißt beim Hotel: nur einen Teil der Zimmer freigeben, kleines Frühstück, keine Werbung, Restaurant und Bar für Gäste von außen erst später. So kommt vom ersten Tag an Geld herein, und du festigst in den ersten Wochen die Abläufe: Übergabe an der Rezeption, Zimmerreinigung, Frühstücksraum öffnen und schließen. Erst dann erweiterst du Zimmerzahl und Angebot. In Gastronario legst du die Routinen für Rezeptionsübergabe und Frühstücksraum an und passt sie in diesen Wochen so oft an, wie das Haus es verlangt; die Stempeluhr am Tablet zeichnet die Arbeitszeit ab der ersten Schicht auf (Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz).

Weg 2: Neubau, Umbau oder Nutzungsänderung

Ist die Immobilie nicht als Beherbergungsstätte genehmigt oder baust du um, rechne mit Monaten (Annahme: 9 bis 18, bei Neubau mehr). Die Zeit geht in drei Posten: das Bauamt (Nutzungsänderung, Brandschutzkonzept mit der Bauaufsicht, Dauer je Behörde), die Lieferzeiten für Schließsystem, Möbel und Küche und die Handwerker für Brandschutz, Elektrik und Sanitär. Erst das Bauamt, dann der Vertrag. Die Behördenschritte aus der Tabelle oben legst du in die letzten Wochen vor der Eröffnung, in derselben Reihenfolge; nur Gaststättenerlaubnis oder -anzeige erledigst du so früh, wie die Frist deines Landes es verlangt.

Die vollständige Liste der Schritte, die jeder Gastro-Betrieb braucht, steht in der Gründer-Checkliste.

Fünf Dinge treffen nur Beherbergungsbetriebe: die Einstufung als Sonderbau mit eigener Beherbergungsstättenverordnung, die Beherbergungsstatistik, die Anzeige für Übernachtungssteuer oder Kurtaxe, der Rundfunkbeitrag je Zimmer und das Zimmerpreisverzeichnis. Die Gaststättenerlaubnis brauchst du dagegen oft nicht; die IHK-Gaststättenunterrichtung nur dort, wo Erlaubnis oder Anzeige sie verlangen. Gewerbeanmeldung, IfSG-Belehrung, Lebensmittelregistrierung und TSE sind für alle gleich und stehen auf den verlinkten Themenseiten.

Gemeinsame Schritte für alle Betriebsarten: Gewerbeanmeldung, IfSG-Belehrung, Lebensmittelbetrieb registrieren, Kassensicherungsverordnung, Außengastronomie für eine Terrasse.

Neben Betten und Bädern braucht ein Hotel vier Dinge, die ein Café nicht hat: ein Buchungs- und Zimmersystem, ein Schließsystem, die Brandschutzausstattung nach Landesverordnung und eine Frühstückslogistik. Alle Preisangaben sind Annahmen für ein Haus mit zwölf Zimmern.

Spare nicht an der Hotelsoftware: Sie liefert dir die Belegung für morgen, und daraus ergibt sich, wie viele Frühstücksgäste du einkaufst und wie viele Zimmer das Housekeeping schafft. Die Zahl der Zimmer, die eine Reinigungskraft je Stunde schafft, ist dein wichtigster Planungswert; miss ihn in den ersten Wochen mit der Zeiterfassung, statt ihn zu schätzen.

Bevor der erste Nachtportier oder die erste Reinigungskraft anfängt, brauchst du eine Betriebsnummer, meldest die Person spätestens am ersten Arbeitstag per Sofortmeldung und zeichnest ab der ersten Stunde die Arbeitszeit auf. Das Beherbergungsgewerbe steht ausdrücklich in der Liste der Branchen mit Sofortmeldepflicht und mit Mindestlohn-Aufzeichnungspflicht.

Drei Regeln des Arbeitszeitgesetzes treffen dich an der Rezeption besonders:

• Nachtarbeit ist Arbeit mit mehr als zwei Stunden zwischen 23 und 6 Uhr (§ 2 ArbZG). Ein Nachtportier darf regelmäßig acht Stunden arbeiten, bis zu zehn, wenn er im Monat im Schnitt bei acht bleibt, und bekommt ohne Tarifvertrag freie Tage oder einen Zuschlag (§ 6 ArbZG).
• Sonn- und Feiertagsarbeit ist in Einrichtungen zur Beherbergung erlaubt (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG).
• Ruhezeit: Die elf Stunden zwischen zwei Schichten dürfen in Beherbergungsbetrieben auf zehn verkürzt werden, wenn du es binnen eines Monats durch eine Ruhezeit von zwölf Stunden ausgleichst (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Mehr unter Ruhezeit in der Gastronomie.

Wie du den ersten Minijobber sauber einstellst, steht in der Checkliste Minijobber einstellen; was bei einer Zollkontrolle passiert, unter Schwarzarbeit in der Gastronomie. Die Aufzeichnungspflicht im Detail: Mindestlohn-Dokumentation. Alle Schritte vom Gewerbe zum Arbeitgeber: Arbeitgeber werden.

Vier Dinge: die Meldepflicht der Gäste, der Brandschutz als Sonderbau, die örtliche Übernachtungssteuer oder Kurtaxe und das Frühstück mit seinen eigenen Steuer- und Hygieneregeln.

Meldepflicht der Gäste: Was gilt seit 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit keinen Meldeschein mehr ausfüllen; für Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit bleibt die Pflicht nach §§ 29 und 30 BMG bestehen. Du musst Meldescheine also weiter vorhalten, aber nur noch für ausländische Gäste.

Der Hotelverband empfiehlt, die Staatsangehörigkeit als Pflichtfeld in die Online-Buchung zu nehmen, damit die Rezeption beim Check-in weiß, wer unterschreiben muss. Liegt dein Haus in einem Kurort, bleibt die Gästemeldung an die Gemeinde für die Kurtaxe unabhängig vom Bundesmeldegesetz bestehen.

Brandschutz: Ab wann ist ein Hotel ein Sonderbau?

Das hängt vom Bundesland ab: Die Muster-Beherbergungsstättenverordnung der Bauministerkonferenz gilt ab mehr als 12 Gastbetten, Bayern stuft Beherbergungsstätten erst ab mehr als 30 Betten als Sonderbau ein. Frag die Bauaufsicht deiner Gemeinde, bevor du einen Pachtvertrag unterschreibst.

Was die Verordnungen typischerweise verlangen: zwei voneinander unabhängige Rettungswege je Beherbergungsraum (§ 3 MBeVO) und, am Beispiel Bayern, eine Alarmierungseinrichtung für Gäste und Personal in jedem Haus, ab mehr als 60 Gastbetten eine Brandmeldeanlage mit automatischen und nichtautomatischen Brandmeldern sowie eine Brandschutzordnung mit Feuerwehrplänen, an jeder Zimmertür ein Rettungswegplan in den Sprachen der Gäste, und eine Unterweisung des Personals zu Beginn und mindestens jährlich (§§ 9, 11 BStättV). Die jährliche Unterweisung ist ein Punkt, der in kleinen Häusern nach dem ersten Jahr still verschwindet; leg sie als wiederkehrende Routine an.

Übernachtungssteuer und Kurtaxe: Was erhebt meine Stadt?

Ob und was du abführst, entscheidet deine Stadt oder dein Land: Berlin und Hamburg erheben eine prozentuale oder gestaffelte Übernachtungssteuer, Bayern verbietet seinen Gemeinden eine Übernachtungssteuer und erlaubt stattdessen den Kurbeitrag in anerkannten Kur- und Erholungsorten. Seit dem Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 22. März 2022 (1 BvR 2868/15) dürfen auch Übernachtungen von Geschäftsreisenden besteuert werden; Berlin und Hamburg tun das.

Die Steuer darfst du dem Gast in Rechnung stellen, musst es aber nicht. Gibst du sie weiter, gehört sie in Hamburg zur Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer. Für den Einzelfall, etwa Pauschalreisen oder Langzeitgäste, frag deine Steuerkanzlei.

Frühstück: Welche Regeln gelten für den Frühstücksservice?

Das Frühstück ist steuerlich und hygienisch ein eigener Betrieb im Betrieb: Es fällt nicht unter die 7 % der Übernachtung, braucht die Registrierung als Lebensmittelbetrieb, die IfSG-Belehrung des Personals und die Allergenkennzeichnung am Buffet.

Wie der Steuersatz im konkreten Paket (Halbpension, Tagung, Pauschale) aufzuteilen ist, ist Steuerberatung; kläre es mit deiner Kanzlei, bevor du die erste Rechnung schreibst.

Für den laufenden Betrieb, vom Dienstplan für die 24-Stunden-Rezeption bis zur Übernachtungssteuer-Anmeldung im Quartal, lies weiter unter Hotel führen. Was Gastronario im Hotel konkret übernimmt, steht unter Zeiterfassung für Hotels.